Não deixe a papelada acumular

Publicado em 07/11/2006 por Luiz de Paiva

A maioria das pessoas tem o costume de deixar as coisas acumularem em seu escritório, seu carro, suas gavetas, ou em outros lugares mais criativos. A desculpa é sempre a mesma: falta de tempo. Ficamos imaginando que um dia mágico não teremos nada para fazer e poderemos botar ordem em tudo aquilo que está “enfeitando seu ambiente”. Acredite, isso não acontecerá… se um dia você realmente tiver tempo, provavelmente lhe dará preguiça.

Além da questão estética, a bagunça aumenta o risco de que você perca coisas importantes, ou que no mínimo perca tempo procurando aquilo que precisa.

Muitos acabam guardando coisas inúteis, com medo de precisar daquele item no futuro, aumentando ainda mais a desordem.
Seguem algumas dicas para sua organização pessoal:

• O mais importante: não deixe nada para depois. A melhor forma de manter sua organização é torná-la parte de seu dia-a-dia. Guarde suas coisas no lugar certo imediatamente após usá-las.
• Tome alguns minutos de seu dia para organizar o que estiver acumulado. Normalmente 10 minutos bem dedicados pela manhã são suficientes para organizar o que ficou do dia anterior. Resista à tentação de chegar ao escritório e começar a trabalhar antes de fazer esta atividade, já que mais tarde provavelmente lhe faltará tempo.
• Tenha pastas organizadas por assuntos para seus papéis. Deixe estas pastas em um lugar de fácil acesso. É importante ter um critério lógico para organizar os assuntos, ou você passará a perder tempo procurando aonde deve guardar cada coisa (que tal um mapa mental? - outro link)
• Jogue fora o que não precisar. Se você não consegue pensar em uma boa razão para guardar um item, provavelmente não precisará dele. Na pior das hipóteses, crie um arquivo morto e guarde-o aonde não atrapalhará.
• Escaneeie os documentos que puder. Os documentos escaneados podem substituir o arquivo morto, e também lhe ajudar a manter informações que usa frequentemente fácilmente acessíveis.
• Gavetas não são cestos de lixo! A desordem escondida não significa ordem. Todos seus espaços devem estar bem organizados.
• Cuidado com os post-its. Se sua mesa tem dezenas deles colados por todos os cantos, eles deixem de ser úteis. Existem ferramentas de software (gratuitas) para organizar suas anotações, como o Google Notebook.
• Se a bagunça já tomou conta de seu escritório, não se desespere. Faça um plano para limpar tudo em 1-2 semanas, dedicando um pouco mais de tempo cada dia.
• Caso o acúmulo de papéis ao longo do dia seja inevitável, organize bandejas em sua mesa para cada assunto. Isto facilitará o arquivamento futuro.

Ao manter a sua organização pessoal em dia, sua produtividade crescerá consideravelmente. O mais difícil é adquirir os costumes adequados para este objetivo. Para isto é necessária uma boa dose de auto-disciplina.

Ainda que estas dicas sejam mais voltadas à vida profissional, na realidade elas valem em qualquer aspecto de sua vida pessoal.

Postado em Organização Pessoal, Produtividade