Execução – O Processo de Operações

Publicado em 14/01/2007 por Luiz de Paiva

(Este é o oitavo e último post da série sobre o livro Execução).

O processo de operações de uma organização deve atender à cultura de execução, ligando as pessoas e a estratégia a resultados concretos. O alinhamento dos elementos cria o diferencial competitivo: o processo de estratégia define aonde o negócio quer ir, o processo de pessoal define quem vai fazer o negócio chegar lá, e o processo de operações diz qual é o caminho para atingir o objetivo.

O plano operacional deve detalhar os programas que serão executados pela organização para atingir as metas desejadas (especialmente as financeiras). Este plano deve partir de uma discussão aberta, e não de uma imposição de metas criadas a partir do plano estratégico.

A criação do plano operacional está ligada ao orçamento da organização, já que envolve alocação de recursos nas iniciativas corretas. O desenvolvimento do orçamento deve ser feito em poucos dias e de cima para baixo, ou seja, a partir de algumas premissas básicas se definem as metas gerais. Em seguida os líderes devem testar e questionar as premissas para assegurar que são verdadeiras e a partir disso detalhar o plano orçamentário.

Para reforçar a cultura de execução, deve haver uma sincronização entre as partes da organização. Isso significa que todos trabalhem sob as mesmas premissas, e que alterações nos planos ou nas premissas se reflitam em ações conjuntas de todas as áreas (por exemplo, realocação de recursos).

Ter premissas confiáveis é a base para estabelecer metas realistas. As premissas devem ser avaliadas e testadas exaustivamente, já que uma premissa falsa pode levar a desastres irreversíveis no futuro. Por isso, a discussão destas premissas é uma das partes mais importantes da elaboração do plano operacional. O entendimento dos líderes sobre a realidade interna e externa da organização torna este processo possível.

Após a discussão das premissas, prepara-se o plano operacional em si, definindo metas de curto, médio e longo prazo para a organização e suas unidades de negócios. É importante deixar claro novamente que não se trata de colocar números maiores do que no ano anterior, e sim de ter uma discussão franca sobre as possibilidades da organização. Todas as metas devem ser ambiciosas, mas realistas.

Durante a criação do plano operacional os líderes devem fazer escolhas (trade-offs). Os recursos humanos, financeiros e organizacionais são sempre limitados. A preparação dos líderes é o que os levará às melhores decisões. As escolhas podem envolver alocação de recursos em diferentes projetos, combinação de metas de curto e longo prazo, opções de investimento, outsourcing, tecnologia, etc. Este debate para determinar as escolhas que a organização fará deve ter participação do Presidente, assegurando que as decisões não serão políticas, e estejam alinhadas com os objetivos estratégicos.

Finalmente, assim como no plano estratégico, a acompanhamento e seguimento são necessários para assegurar de que as responsabilidades assumidas estão sendo cumpridas.