Se você costuma passar muitas horas no computador, assina dezenas de newsletters e participa de inúmeras listas de discussão, esta prática que adotei pode lhe servir bastante: use o GMail.

É simples, abra uma conta nova no GMail (e não uma que você já use para assuntos particulares) e transfira todas suas assinaturas para lá. As listas podem ser transferidas pelo painel de controle de cada uma, mas quanto às newsletters, provavelmente você terá que cancelar as assinaturas com o e-mail atual e cadastrar o novo. Parece muito trabalho, mas pode ser feito gradualmente conforme você vá recebendo os e-mails.

Quais as vantagens?

• É difícil resistir a dar uma olhada no Outlook (ou qualquer que seja seu software de e-mail) cada vez que aparece um alerta visual ou sonoro. Você pode cair na tentação de olhar para ver se é algo importante e pára o que está fazendo por alguns segundos. A solução é eliminar isto jogando tudo para outra conta que você pode abrir uma vez ao dia, se quiser.
• Seus e-mails potencialmente importantes não ficam misturados com todo o volume de informação menos crítica.
• Organização.

Porque o GMail?

• É gratuito.
• As mensagens não ficam guardadas em sua máquina, e você pode revisá-las quando quiser de qualquer local.
• Tem espaço suficiente (2,8Gb) para mais mensagens do que você possa imaginar.
• É rápido (mais do que os outros grandes serviços de e-mail com o Hotmail e Yahoo).
• Seu sistema de busca, agrupamento das mensagens, tags e estrelas é o mais prático que conheço (eficiente e simples, como tudo deveria ser).

Na realidade, este é um princípio básico da produtividade: não deixe assuntos sem importância atrapalharem seu trabalho prioritário. O volume de informação que recebemos por e-mail cresce a cada dia, e em muitos casos pode ser tornar uma verdadeira barreira à produtividade pessoal.

Lembre-se de nunca passar esta conta de e-mail para seus contatos pessoais ou profissionais. Se você começar a receber mensagens de maior importância nesta conta, perde os benefícios da separação.

1. Dica de Produtividade: E-mails Preparatórios
2. Organização e Produtividade Pessoal: 3 Dicas Essenciais
3. Barreiras para a produtividade dos funcionários
4. Listas de Verificação