Burocracia x Burocratismo

Publicado em 26/03/2007 por Luiz de Paiva

Você conhece a diferença entre burocracia e burocratismo? A palavra burocracia é normalmente associada a coisas negativas, como lentidão nos trâmites do governo e ineficiência nos processos das empresas. Não pretendo entrar no mérito da etimologia das palavras (isso pode ser encontrado facilmente na internet), e sim no que isto representa para sua empresa.

Burocracia significa o conjunto de processos e regras que controlam o dia a dia de uma organização. A palavra tem origem nos processos de governo, mas é completamente aplicável nas empresas, especialmente nas grandes organizações que precisam administrar o trabalho de milhares de pessoas.

É importante entender que a burocracia é importante e benéfica para as organizações. Sem ela, os processos administrativos estariam sujeitos a interpretações dos funcionários e existiria muita ineficiência em todas as atividades. A dificuldade em gerenciar as tarefas impediria o crescimento de algumas empresas para o tamanho que elas têm hoje.

Imagine como seria cuidar de uma empresa como a Ford, com seus 300 mil funcionários espalhados pelo mundo, sem regras administrativas claras e rígidas. Em sua empresa, seja qual o tamanho, a idéia é a mesma. Você precisa ter processos que regulem desde o pagamento dos salários até a compra de material de escritório.

A aplicação incorreta da burocracia leva ao burocratismo. Isto pode ser visto quando são criadas mais regras do que as necessárias para que o processo funcione bem e seja controlado. Também vemos burocratismo quando uma pessoa abusa do poder sobre um processo para obter benefícios próprios.

Por exemplo, se você trabalha em uma empresa com 30 funcionários, não faz sentido que o processo de compra de um computador tenha que passar pela assinatura de três pessoas e fique aguardando una análise do departamento de compras. Em resumo, se os processos administrativos de sua empresa causam mais problemas do que eles resolvem, ela caiu no burocratismo.

Em sua organização, lembre-se de que os processos burocráticos devem ser definidos de forma a não atingir o burocratismo. Isto não é complicado, mas exige atenção a coisas que costumam ser deixadas de lado em benefícios de atividades mais “nobres”.

Algumas formas de reduzir o burocratismo são:

Reduza a estrutura hierárquica. O pessoal administrativo deve ter a autoridade para a tomada de decisão (empowerment) sem que cada pequeno detalhe tenha que passar por um ou mais superiores.
Simplifique os processos. Desenhe e viva os processos para entender aonde podem ser eliminados passos sem prejudicar o funcionamento e controle das atividades.
Descentralize as tarefas. Se sua empresa tem várias unidades, defina formas de realizar processos de forma local, sem concentrar tudo em grandes estruturas na matriz. Isto tornará os tramites mais ágeis.

Sendo você responsável por processos ou não, deve agir de forma a influenciar a burocracia com sugestões construtivas. Ficar somente reclamando com os colegas não ajudará a organização a corrigir seus problemas.