Priorização de Atividades

Publicado em 24/12/2007 por Luiz de Paiva

Recentemente assisti no Google Video a uma palestra sobre Gerenciamento do Tempo. A palestra foi dada por Randy Pausch, professor da Carnegie Mellon University, nos Estados Unidos. Apesar dos conceitos apresentados não serem altamente inovadores ou radicais, há um detalhe importante que nos faz pensar: Randy foi diagnosticado com câncer, e os médicos deram a ele 3 a 6 meses mais de boa saúde. Apesar da situação, Randy mantém uma atitude positiva, e nos dá ótimas dicas de como usar melhor seu tempo (algo que ele mesmo diz que está fazendo muito bem agora).

No próximo artigo detalharei algumas das dicas dadas pelo Randy, mas neste texto vou dar destaque a uma ferramenta extremamente simples mas que nos ajuda a pensar se estamos fazendo o que realmente deveríamos estar fazendo em cada momento.

Vejam o quadro a seguir:

A idéia é que você categorize todas suas atividades em Urgente ou Não Urgente, e Importante ou Não Importante.

Sempre que você olhar para a sua lista (física ou mental) de coisas que tem para fazer, execute sempre primeiro as urgentes e importantes (quadrante 1). A seguir, muitas pessoas cuidam das tarefas urgentes, mas que não são importantes (quadrante 3). Na realidade esta não é a atitude mais produtiva. Antes de tratar destas tarefas, o ideal seria cuidar das que não são urgentes, mas são importantes (quadrante 2).

As razões para isto são simples:

• Se algo é urgente, mas não é importante, provavelmente o fato de não fazê-lo naquele momento não terá repercussões significativas. Ao executar tarefas importantes, mesmo que não sejam urgentes, você estará movimentando aspectos que terão mais impacto em sua vida.
• A maioria de nós sempre tem uma lista gigantesca de coisas para fazer. Se não damos atenção às coisas importantes e não urgentes, ficaremos amarrados com outras atividades de menor importância, até que as importantes se tornem urgentes e você tenha que realizá-las com maior pressa e menor qualidade.

Portanto, seu objetivo é deixar que as tarefas importantes nunca se tornem urgentes.

Por exemplo, você pode ter em sua lista as seguintes tarefas:

• Arrumar seu escritório que está um verdadeiro caos: Esta tarefa é urgente (você se sente perdido na bagunça) mas não é importante (deixá-la para alguns dias mais tarde não fará muita diferença).
• Marcar uma reunião com um cliente potencial: Esta tarefa não é urgente (você não perderá o cliente se aguardar alguns dias) mas é importante (pode gerar negócios e atividades para sua empresa).

Neste exemplo fica relativamente claro que a segunda tarefa é mais importante. No dia a dia isto nem sempre é tão claro, mas cabe a você determinar quais são os efeitos e impactos de cada atividade e executar primeiro aquelas de verdadeira importância.

Nota: ao pesquisar sobre o tema, encontrei este ótimo post sobre gerenciamento do tempo, feito pelo Bruno Russo a partir de um curso que realizou.

Postado em Gerenciamento do Tempo, Organização Pessoal