Uma das ferramentas mais simples e práticas para a gestão de processos em uma organização são as listas de verificação (ou “checklists”).

Em muitas indústrias, as listas de verificação são a base para toda a estrutura de trabalho.  Pense, por exemplo, na aviação.   Cada profissional passa por uma série de itens que devem ser verificados antes de um vôo acontecer.  Isto vai desde o funcionário que cuida das listas de passageiros até o piloto, passando pelas equipes de manutenção.

Listas de verificação servem como um lembrete resumido de todos os pontos que devem ser avaliados em uma determinada operação.   O objetivo não é detalhar cada processo, e sim servir como guia para o profissional.

O fato é que por mais experiente que seja o profissional, ele nunca deve depender de sua memória para seguir uma sequência de passos.  Ao mesmo tempo, ele pode não querer carregar consigo um manual completo de procedimentos.  A lista de verificação é o equilíbrio entre estes dois fatos, e garante de que não estão sendo usados “atalhos” no processo e que a empresa possui seus procedimentos sob controle.

A seguir estão algumas dicas para criar boas listas de verificação.

Treinamento É Fundamental

Listas de verificação são apenas uma versão resumida de um processo mais detalhado.  Se o profissional não possui um treinamento intensivo naqueles procedimentos, as listas de verificação podem levar a erros.  No começo da atividade de um profissional em um processo, a lista de verificação nunca deve ser usada como fonte única de referência, e deve-se continuar investindo no treinamento até que a exatidão e repetitividade do processo estejam garantidos.

Use Descrições Curtas

O objetivo de uma lista de verificação não é ser um manual de processos.  A idéia é exatamente evitar que seja necessário passar por um manual completo a cada operação.   A descrição de cada ponto de verificação deve ser o suficientemente curta para deixar a lista compacta, e o suficientemente detalhada para que o profissional saiba exatamente do que se trata.  Um profissional bem treinado deve saber executar o processo com base na descrição do ponto de verificação.

A Lista Deve Ser Abrangente

A partir do momento em que se usam listas de verificação, todas as atividades relacionadas ao processo devem ser incluídas, inclusive as mais bobas e óbvias.  Subentende-se que o profissional não terá que depender de sua memória.  Portanto, crise listas abrangentes e detalhistas que realmente facilitem a vida do responsável pelo processo.

Pense na Melhoria Contínua

Ainda que você trabalhe com processos que não são relacionadas à segurança (como na aviação), tenha um sistema para armazenar o histórico de processos executados com as listas de verificação, assim como para extrair informações importantes que permitam a melhoria contínua da organização.

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