Esta é a estratégia mais arriscada, mas também a que pode dar uma reviravolta na negociação.  Ao mesmo tempo, para quem gosta de emoções corporativas, certamente esta é a mais divertida.

O termo técnico que usei, “Chutar o Pau da Barraca”, é aquilo mesmo que conhecemos:  tomar uma atitude radical e não esperada que mude o rumo das conversas.

Alguns exemplos de uso desta estratégia:

• Se levantar da mesa e ir embora dizendo que os termos estão inaceitáveis.
• Oferecer uma contraproposta agressiva, válida somente para fechamento imediato.
• Fazer um verdadeiro dramalhão mexicano quanto às condições oferecidas pela outra parte.

Obviamente, para que as ações acima possam ser consideradas realmente radicais, devem vir acompanhadas de uma boa dose de postura teatral.

Quando usar esta estratégia:

• em negociações praticamente perdidas
• quando perder o negócio não significará uma grande crise para sua empresa
• para quebrar um nó na negociação
• quando você se sentir muito corajoso e quiser algo para contar a seus colegas

Problemas e cuidados ao usar esta estratégia:

• Sua postura pode parecer muito forçada, e você ficará com cara de bobo quando os outros ignorarem sua atitude.
• Não exagere na loucura…  este fato pode se espalhar pelo mercado e talvez você não queira rumores sobre você divulgados por aí.
• Não existe volta atrás…  se a estratégia não der certo, não tente mostrar que estava só “brincando”.  Sua moral na negociação desaparecerá.

Você ou algum conhecido seu já chutou o pau da barraca em uma negociação?

O tema negociação é bastante complexo. Negociadores experientes conhecem inúmeras técnicas, posturas, ferramentas, atitudes e estratégias para atingir seus objetivos.  Ao mesmo tempo, se você conhece estas técnicas e vê seu “adversário” na negociação usando uma delas, pode expor sua postura e causar uma mudança no rumo da negociação.

Vamos supor que você esteja negociando com duas pessoas que estão usando a estratégia “mocinho e bandido” (se você não conhece esta estratégia, a explicarei no próximo artigo).   No momento em que estas posturas fiquem muito evidentes, você pode dizer com um sorriso sarcástico: “vamos lá, vocês não vão fazer o papel de mocinho e bandido comigo, vão?”.

O efeito desta afirmação pode ser variado, dependendo do perfil dos negociadores.   Em um ambiente mais amigável, eles podem simplesmente rir e amenizar a postura.   Alguns até ficariam com vergonha de continuar com aquela estratégia.  Ao mesmo tempo, pensarão que você tem experiência em negociação, e começarão a enxegar o processo de negociação de uma forma diferente.

Psicologicamente isto é muito importante.  Negociar é um jogo mental, de posturas e atitudes.  Se o adversário tema impressão de que você é experiente e não é afetado por estratégias básicas de negociação, tenderá a ceder mais e reduzir suas próprias expectativas.

Claro que tudo não é tão simples assim.   Como em qualquer jogo, nada está combinado com o adversário.   Alguns cuidados devem ser tomados ao expor o adversário na negociação:

1. Você deve achar o momento adequado para expor a estratégia do aversário. Caso você se precipite, corre o risco de interpretar incorretamente a postura do outro, e você ficará com a desagradável sensação de ter falado besteira.  Ao mesmo tempo, se demorar demais pode ter deixado passar a oportunidade de mudar pontos importantes da negociação.

2. Se o adversário é muito experiente, não se deixará afetar por seus comentários. Ele simplesmente ignorará ou reagirá agressivamente ao que você disse, inclusive se mostrando ofendido.   Neste jogo psicológico, ele pode dar a volta por cima ao ter a estratégia de negociação exposta.

3. Nem sempre vale a pena expor a estratégia do adversário. Se você já sabe como o outro está agindo, pode usar isto a seu favor durante a negociação.   Se ele mudar a estratégia devido a seus comentários, talvez sua nova postura seja ainda mais difícil de contornar.

Lembre-se que você também deve estar pronto para ter sua estratégia exposta.  Os mesmos 3 itens que acabo de citar também valem se você estiver do outro lado da mesa.

Em um processo de negociação, chamamos de ancoragem a estratégia de colocar na mesa uma proposta bastante otimista, até um pouco além do limite que normalmente você esperaria obter.

O objetivo de ancorar uma proposta é criar uma expectativa de resultados, e trazer a negociação mais perto de valores bons para você.   Como a maioria das estratégias de negociação, trata-se de um jogo psicológico, que normalmente é vencido por aqueles que conseguem estabelecer bases e tendências para seu lado (mesmo em uma negociação ganha-ganha).

Vamos supor que você esteja negociando um lote de seu produto que vale em torno de 1.000.   Para você qualquer valor acima de R$ 900 é aceitável neste caso.  Portanto, poderia iniciar a negociação colocando uma proposta “âncora” de 1.050.   Mesmo com a evolução da negociação poderia ser fechado um valor bastante acima dos R$ 900 aceitáveis.  O mesmo conceito se aplica para o lado comprador.

Como podem ver, o conceito é muito simples, mas sua aplicação tem algumas armadilhas.

Primeiro, o valor da ancoragem deve ser muito bem estudado.  Um chute pode jogar sua oportunidade pelo ralo.   Não se trata de colocar um valor absurdamente bom para você, e sim um número que apesar de agressivo, não está fora das práticas de mercado.   Um exagero pode simplesmente afastar a outra parte, que não o verá como um negociador sério.

Já tive a oportunidade de estar presente em reuniões na qual uma das partes simplesmente se recusou a iniciar a conversa devido a exageros na proposta colocada na mesa.

Segundo, ao usar a ancoragem você deve estar pronto para ceder um pouco durante o processo de negociação, já que sabe que seu número está muito otimista.   No entanto, ao ceder deve-se seguir um processo gradual e natural.  Mudar seus números rápidamente dará a impressão de que você estava apenas blefando, enquanto mantê-los por muito tempo pode levar a outra parte a desistir.

Outro ponto importante que deve ser considerado é que temos a tendência de esperar que o outro lado faça uma oferta primeiro, com o objetivo adaptar sua estratégia de negociação.  Se você está pensando em usar a alavancagem, talvez este não seja o melhor caminho, já que poderão usar a mesma estratégia contra você, dificultando o andamento da negociação ou iniciando a conversa a uma distância muito grande de seu alvo.

Um dos principais fatores de motivação para os colaboradores de uma empresa é a possibilidade de crescimento profissional.   Por crescimento, me refiro a todos os aspectos:  em responsabilidade, em influência dentro da organização e em salário.

Para medir a quantidade de oportunidades de crescimento que a empresa oferece a sua equipe, uma boa métrica a ser usada é o indicador de promoções na equipe.  Não existe uma forma única de fazer esta medição, mas sugiro algo bastante simples:

Total de promoções na equipe em um ano / Total de funcionários na equipe

Isto dará uma medida da porcentagem de funcionários que subiram no organograma da empresa.

Para avaliar está métrica, podem ser usadas as seguintes dimensões:

1. Determinar a métrica a nível de setor, de unidade de negócios e de empresa.  Isto ajudará a identificar discrepâncias entre diversas áreas da empresa.
2. Comparar a evolução da métrica ao longo do tempo.  A empresa está dando mais ou menos oportunidades de crescimento a seus colaboradores?

Um ponto importante que deve ser lembrado é que, como qualquer outra métrica, este indicador não pode andar sozinho.  Analisá-lo por si só pode levar a conclusões errôneas sobre a real situação da organização.

Por exemplo, outras métricas que poderiam ser avaliadas em conjunto:

• Promoções causadas por demissões:  se alguns membros da equipe estão sendo promovidos somente porque seus chefes foram demitidos, isto não é um bom sinal.
• Vagas preenchidas por contratações externas:  as oportunidades podem estar sendo criadas, mas se são preenchidas por profissionais de fora da organização, pode haver um problema no desenvolvimento de talentos da empresa.

Finalmente, lembre-se que a promoção é somente um dos aspectos que motivam a equipe.  Outras métricas devem ser usadas para visualizar adequadamente a situação de desenvolvimento dos funcionários.

Todos nós já cometemos alguma gafe por e-mail.  Mesmo que não nos tenha acontecido nenhum caso grave, certamente já passamos pela situação de nos arrependermos de ter enviado uma mensagem.

Estas gafes podem acontecer tanto por engano quanto por falta de atenção.  Em certos casos, a raiva ou irritação nos faz dizer coisas que depois nos arrependemos.

Para reduzir o risco de ter que preparar explicações, seguem 7 dicas práticas ao escrever seus e-mails:

1) Somente preencha os e-mails dos destinatários após terminar a mensagem. Com isto você eliminará grande parte das gafes, desde aquele clique involuntário em “Enviar” até textos não revisados.   Esta é a regra mais básica e importante ao escrever e-mails.

2) Se está respondendo a uma mensagem, apague os destinatários até terminar a mensagem. Eu tenho o costume de recortar os emails de todos os destinatários e colá-los no corpo do e-mail enquanto escrevo o texto.  Ao finalizar tudo, faço o processo inverso.   Sim, dá um pouco de trabalho, especialmente se você responde muitos e-mails todos os dias.  No entanto, vale a pena fazer isso pelo menos com mensagens mais críticas.

3) Leia todo o texto após finalizar a mensagem, depois releia-o… na dúvida, leia novamente. Novamente, vale o bom senso.  Ninguém vai perder tempo rebuscando detalhes em cada e-mail.  No entanto, não envie nada antes de ter certeza de que o contexto é exatamente aquele que você quer transmitir.

4) Conheça bem o conteúdo dos anexos. Cada arquivo enviado é parte do e-mail, e deve receber o mesmo cuidado em sua verificação que o próprio corpo do texto… em muitos casos é até mais importante do que a mensagem em si.  Além disso, devem ser consideradas questões de confidencialidade nas organizações antes de enviar qualquer anexo.

5) Evite fazer e-mails aos poucos. Sempre que possível, comece uma mensagem e não vá para outra tarefa até enviar o e-mail.  Este é um princípio básico anti-procrastinação que também o ajuda a preparar mensagens com maior velocidade e qualidade.

6) Sempre tenha a cabeça fria antes de enviar uma mensagem. Em momentos de stress e nervosismo, temos a tendência de responder rapidamente aquilo que está na ponta da língua.  Na grande maioria das vezes, este é um erro que trará mais problemas do que soluções para todas as partes.   Se sua cabeça está quente, aguarde o tempo necessário para se acalmar e pensar bem na situação antes de enviar a mensagem.

7) Saiba com quem está falando. Conhecer a posição e o perfil de todos os destinatários do e-mail é uma boa prática para evitar gafes.  Ajuste sua forma de comunicação para cada público diferente.

Uma orientação adequada por parte do líder e de RH podem transformar o novo membro da equipe em uma estrela da organização, enquanto jogá-lo na fogueira sem guiá-lo pode gerar desânimo e baixa produtividade.

No ano passado escrevi um artigo sobre como começar uma contratação com o pé direito. Aquele artigo falava sobre as primeiras informações que devem ser comunicadas a um novo funcionário. O que vou discutir agora vai mais além, se trata de como organizar as atividades nos primeiros meses do funcionário para que ele se adapte o melhor possível à nova atividade.

O líder deve ter a consciência que existe um período de adaptação no qual as atividades do funcionário devem se dividir entre o aprendizado e a execução de tarefas do dia a dia. Um erro é tentar fazê-lo “produzir” o quanto antes, quando o foco deveria estar em sua adaptação à empresa.

Não existe um período exato que esta adaptação deve durar, já que o aprendizado pode ser mais rápido ou lento conforme as características da função e do funcionário. No entanto, como regra geral pode-se adotar 90 dias como um período “especial” no qual as atividades não devem estar totalmente focadas na produção diária.

Para que esta adaptação seja feita adequadamente, as seguintes dicas podem ajudar:

Crie um Plano

O novo funcionário deve saber claramente o que ele deve aprender, com quais processos deve ser familiarizar, quem deve conhecer e o que deve estudar. A criação deste plano de aprendizado servirá como um mapa que o guiará nos meandros da empresa.

Seja Específico

O plano deve ser 100% claro em relação ao que o novo funcionário deve conhecer e fazer em seu período de adaptação. Nada de “Saber como o almoxarifado funciona”. Seja mais específico, com algo como “Conversar com o João Silva, Gerente de Almoxarifado, para conhecer os processos A, B e C, além de obter uma visão geral do almoxarifado”. Isto facilitará a vida de todos.

Os Resultados Esperados devem ser Explícitos

Não deixe o funcionário tentando adivinhar o que se espera dele nesta fase inicial. Seja bastante direto e explícito ao descrever no plano quais são os resultados esperados por parte do funcionário. O fato dele se sentir um pouco desorientado no começo não quer dizer que ele terá baixo desempenho, e não custa dar um apoio extra para começar.

Exponha o Plano a RH e a seus Superiores

Enquanto o departamento de Recursos Humanos deve conhecer o plano de aprendizado do novo funcionário, seus superiores devem ter a consciência que você está priorizado os resultados de longo prazo, e não os de curtíssimo prazo.

Faça uma Avaliação Intermediária

Não espere o final do período de 90 dias para avaliar os resultados. Faça uma análise depois de 45 dias para garantir que o processo está no caminho certo. Se necessário, faça ajustes e reforce premissas e expectativas. Não é tarde para melhorar ainda mais o processo de aprendizado.

E mais importante…

Encare esta fase inicial como a oportunidade de integrar o funcionário rapidamente na empresa. A pressão e a cobrança por resultados terão seu momento, mas a necessidade de curto prazo do líder não pode substituir a necessidade de desempenho de longo prazo do novo colaborador.

Vemos por todos lados artigos sobre os males da procrastinação e dicas sobre como evitar esta atitude que atrasa nossa carreira e nossos negócios.

No entanto, temos que encarar a realidade: há certos momentos nos quais realmente nosso corpo e nossa mente se recusam a executar as tarefas que definimos como prioritárias. Por mais que lutemos, não há café ou Red Bull que nos force a realizar o trabalho corretamente.

Claro, somos humanos, e não máquinas que conseguem estar o tempo todo ligadas e funcionando em níveis constantes. Portanto, se você está passando por uma situação destas, a solução é simples: PROCRASTINE!

Já que você não vai fazer sua tarefa principal, listo a seguir algumas idéias de como aproveitar bem seu tempo de procrastinação:

Descansar a Mente

Pare de trabalhar, vá deitar um pouco (se tiver aonde), saia para uma caminhada, leia algo não relacionado a sua atividade profissional. Talvez a procrastinação esteja sendo gerada por um desgaste físico-mental. Este descanso é na verdade a melhor atitude para voltar à ativa com a energia necessária para a melhor produtividade.

Pensar em Projetos com Paciência

Você deve ter vários projetos pessoais e profissionais que planeja realizar, ou tem alguma idéia que não conseguiu desenvolver. Quebre seu ritmo do dia a dia e concentre-se no desenvolvimento de idéias, de preferência bloqueando qualquer interferência externa, e verá como este tempo “perdido” pode se tornar o primeiro passo de iniciativas muito boas.

Organizar a Bagunça

Se você é como a maioria dos profissionais, tem muita coisa para colocar em ordem. E-mails, papéis, arquivos, gavetas, sua mala… talvez todos mereçam um pouco de sua atenção. Aproveite estes momentos de baixa produtividade para organizar algumas coisas e deixe os de alta produtividade para momentos mais importantes.

Aprender

Navegue um pouco na internet, leia alguns artigos sobre sua profissão, participe de algumas redes sociais de sua área e termine aquele livro que começou há tanto tempo. Aprenda enquanto refresca sua mente para a próxima maratona de atividades.

Contatos e Networking

Telefone para um amigo ou colega, escreva alguns e-mails para contatos profissionais, vá almoçar com alguém. Já que não vai produzir muito mesmo, nada como reforçar seu networking.

Somente tenha cuidado em não tornar isto uma regra. A procrastinação é natural e pode ser bem aproveitada, mas isso não deve ser usado como desculpa cada vez que você quer fugir de suas responsabilidades principais.

Portanto, na dose certa, Viva a Procrastinação!!

Junto com onda de consultores, parece aumentar também a insatisfação com os resultados obtidos. Isto muitas vezes é culpa da falta de preparo do consultor, mas o problema também pode ter sido gerado pela empresa, que não se fez a pergunta: preciso mesmo de um consultor?

A partir do momento que temos consultores para tudo, aumenta a dificuldade em determinar quando um é necessário. Portanto, antes de pensar em contratar terceiros para resolver alguma situação, deve-se ter muito claro qual é o objetivo que a empresa busca.

Somente a partir deste objetivo, claro e direto, pode-se avaliar a necessidade real de um consultor. Não cometa o engano de chamar um consultor sem ter um objetivo, já que este normalmente encontrará algo para resolver… isto não quer dizer que você está sendo enganado , quer dizer que não é necessariamente o problema que você realmente quer resolver.

Dito isto, a contratação de um consultor pode ser feita por uma das seguintes razões:

1. Velocidade: sua empresa poderia tratar da situação, mas não com a mesma velocidade que um terceiro mais experiente.
2. Conhecimento: sua empresa simplesmente não tem o know-how para lidar com a situação.
3. Credibilidade: o trabalho de sua empresa pode precisar de uma validação no mercado, e a avaliação ou ajuda de um consultor experiente pode dar mais segurança a parceiros, clientes e investidores.
4. Custos: mesmo que sua empresa possa realizar o trabalho sozinha, um consultor poderia realizá-la por um custo mais baixo. Isto é especialmente válido quando são atividades esporádicas, fora do core business da empresa.

Consultores podem ser um milagre ou um desastre. A partir do momento que a empresa contratante define claramente o resultado desejado (objetivo) e que tipo de ajuda precisa (a razão), multiplica suas chances de um final feliz.

Não devemos torcer para que as pessoas cometam erros (talvez a exceção seriam seus concorrentes), mas quando algo dá errado com outros, além de ajudá-los temos a oportunidade de adquirir conhecimento sem sofrer diretamente o impacto da situação. Quem diz “isto nunca aconteceria comigo” fecha sua mente e aumenta as possibilidades de que comente erros semelhantes ou piores.

Este tipo de observação em relação a colegas, chefes, subordinados, clientes, fornecedores e concorrentes, pode se transformar em uma melhoria em sua atuação ou na de sua empresa.

Minha recomendação é que se adote a prática de responder a 4 perguntas sempre que você notar que um erro foi cometido e que você poderia passar pela mesma situação algum dia:

1. Porque o erro foi cometido? Pense em quais foram as circunstâncias que levaram a pessoa ou empresa a se enganar. Avalie decisões erradas, mudanças no ambiente externo, falta de atenção a certos detalhes, etc.
2. Porque você ainda não cometeu o mesmo erro? Se estas mesmas circunstâncias afetam sua atividade, descubra o que fez de diferente para não cometer o erro. Caso as circunstâncias sejam muito diferentes das que você vive, não poderia ter cometido o erro da mesma forma em sua situação?
3. Quais fatores levariam você a cometer erro semelhante? Exponha o que pode acontecer em seu ambiente que o levaria a cometer o mesmo erro.
4. Como se proteger para que você não cometa o erro no futuro? Defina ações que reduzam a probabilidade de que você siga caminho semelhante à pessoa que errou.

Apesar das perguntas serem simples, as respostas podem ser bastante complexas. Isto é devido a uma tendência que temos de adotar como certa a primeira resposta que parece fazer sentido. Neste tipo de exercício, a verdade pode estar mais oculta do que gostaríamos, e vale a pena explorar diversas possibilidades.

Tente fazer isso em sua profissão (e até em sua vida pessoal), e note como você irá adquirir novas perspectivas e mais conhecimento através da observação.

]]> http://ogerente.com/congestionado/2008/06/09/aprenda-com-os-erros-dos-outros/feed/ http://ogerente.com/congestionado/2008/05/08/inovacao-na-visualizacao-de-dados/ http://ogerente.com/congestionado/2008/05/08/inovacao-na-visualizacao-de-dados/#comments Thu, 08 May 2008 14:08:03 +0000 Luiz de Paiva http://ogerente.com/congestionado/?p=186


Nossa vida profissional está cada vez mais inundada por dados de todos os tipos. Temos números de vendas, custos, dados de mercado e clientes, métricas internas e externas, produtos, produção, etc.

Todos estes dados possuem um valor imenso para a organização… desde que se transformem em informações. A partir deste ponto, podem ser um grande diferencial na melhoria de processos, ações de marketing e estratégia empresarial.

O detalhe aqui é muitas vezes os dados possuem uma complexidade muito maior do que um gráfico de Pizza ou de barras pode oferecer. A boa notícia é que a tecnologia evoluiu a um ponto no qual qualquer indivíduo ou empresa pode ter acesso a ferramentas mais avançadas e robustas de transformação de dados em informações.

Veja os seguintes exemplos:

Distribuição da ajuda externa dos Estados Unidos entre 1946 e 2005. Mostra como evoluiu a ajuda externa americana, por país, ao longo do tempo. O tamanho da faixa corresponde ao tamanho da ajuda. Podemos ver que a partir da década de 70 houve uma forte migração do percentual da ajuda do Vietnam para Israel. Outra observação interessante é a ajuda que a Russia começou a receber na década de 90, após o fim do comunismo.

Algumas aplicações corporativas: composição dos custos da empresa ao longo do tempo, participação nas vendas para os principais clientes, participação de mercado as empresas de um setor.

Aprovação de George Bush. Mostra a variação de sua popularidade ao longo do tempo, mostrando fatos importantes de seu mandato. Esta relação ajuda a entender fatores importantes que podem ter afetado a tendência dos valores.

Algumas aplicações corporativas: visualização de tendências de mercado cíclicas, compreensão de fatores que afetam crescimento ou queda de vendas, análise do efeito de promoções em vendas.

Newsmap. Mostra as notícias mais publicadas por assunto e país.

Algumas aplicações corporativas: acompanhamento das notícias de mercado. Talvez não hajam muitas aplicações inicialmente, mas é muito interessante.

Distribuição da população dos Estados Unidos. Gráfico que mostra detalhes da distribuição e densidade populacional americana.

Algumas aplicações corporativas: distribuição de vendas e clientes, análise da concorrência.

Estas são apenas algumas das inovações existentes na visualização de dados. Existem dezenas outras que podem se aplicar ou não a sua realidade empresarial. O que tento mostrar é que há muita vida além dos gráficos Excel, que podem não só ajudar a identificar detalhes importantes como também chamar mais atenção dos stakeholders da organização.

Vou pesquisar o tema mais a fundo e fazer periodicamente textos específicos sobre alguns métodos de visualização, tradicionais ou não. Espero com isso contribuir com idéias aplicáveis em sua profissão.

Certamente você já participou de muitas reuniões formais em sua carreira. Nestas reuniões há uma pauta definida, é gerada uma minuta e as decisões são formalizadas. Quando lideradas e coordenadas corretamente, há uma sensação de eficiência e produtividade.

Você já parou para pensar se suas reuniões informais e outros encontros profissionais geram a mesma qualidade de resultados? Se gasta tempo desnecessário? Alguns problemas que podem ocorrer e minar sua produtividade nestas situações são:

• Esquecimento de pontos importantes
• Perda de foco na reunião ou conversa
• Falta de preparo do(s) participante(s) para os temas discutidos
• Pontos de vistas excessivamente diferentes
• Expectativas divergentes sobre qual deve ser o resultado da reunião
• Disponibilidade de tempo de algum participante

Uma prática que ajuda a otimizar as reuniões e encontros profissionais mais curtos e informais é o envio de e-mails preparatórios. Isto nada mais é do que uma simples mensagem com o seguinte conteúdo:

• Pontos que serão tratados
• Expectativa de disponibilidade de informações sobre os temas
• Tempo disponível para a ocasião
• Validar os pontos acima com os outros participantes

Esta mensagem deve ser bastante breve e objetiva, e não deve ser o início da discussão dos temas da reunião. O envio deste e-mail preparatório ajudará a tornar o encontro muito mais ágil e produtivo, e pode tornar seu dia a dia mais eficiente com clientes, fornecedores, colegas e até em seus encontros de networking.Leve uma cópia do e-mail para estas reuniões e encontros, já que servirá de guia e base para a conversa.

Eu adotei esta prática recentemente, e tem se mostrado bastante útil. São poucos minutos gastos para escrever um e-mail que pode gerar uma grande economia de tempo no encontro.

Dito isto, deve-se ter alguns cuidados ao adotar esta prática:

• A idéia é usar esta ferramenta para otimizar reuniões curtas, conversas de negócios e outros eventos que não demandam uma formalização mais tradicional. Não a use se você só quer tirar uma dúvida com o colega do andar de baixo… já que lhe dará a imagem de um chato burocrático.
• Não ache que esta prática resolve a comunicação em reuniões mais detalhadas e formais, que muitas vezes demandam um registro e distribuição mais adequados das informações.
• Seja flexível. Esta prática serve para agilizar suas atividades, não para guiar sua vida. Deixe espaço para conversas fora do escopo inicial, já que são nelas que muitas vezes surgem as melhores idéias.

As dicas que dou a seguir, quando seguidas estritamente, garantem que você nunca terá que passar pelo estresse do erro, das pressões externas e de noites sem sono.

Estou oferecendo a você, leitor(a) sem custo algum esta série de ações infalíveis anti-fracasso:

1) Estabeleça metas conservadores e fáceis de atingir. Para que sofrer todo ano com metas arrojadas, e correr o risco de não alcançá-las? Com metas conservadoras, você não terá que gastar adrenalina e terá a ótima sensação de missão cumprida.

2) Empreender? Jamais! As estatísticas mostram que a grande maioria das novas empresas fracassa nos primeiros 5 anos. Somente um louco poderia arriscar a pele com tanta coisa contra. Lembre-se que vivemos em um país aonde a vida da pequena empresa é extremamente difícil, enquanto há abundância de cargos públicos, com estabilidade e garantia de futuro seguro.

3) Esconda-se no emprego. Quem aparece mais corre maior risco de expor seus defeitos. Faça somente o que lhe dizem, nem mais nem menos. Assim seu chefe sempre o verá como alguém que, apesar de não contribuir com grandes soluções, faz bem seu dia-a-dia.

4) Sair da zona de conforto? Só para ir até a cozinha pegar mais uma cerveja. Aqueles que lhe dizem para fazer algo diferente, que você não está acostumado, são sádicos que só querem ver você passando pela mesma tortura psicológica que eles.

5) Conviva com pessoas avessas ao risco. Se você está confortável em sua situação atual, a última coisa que quer é que outros fiquem apitando em seu ouvido sobre como você deveria tentar algo inovador. Deixe claro que você ama sua rotina e não a troca por nada no mundo.

6) Tenha desculpas prontas para qualquer ocasião. Nada como uma boa desculpa para não se sentir na obrigação de mudar. O melhor ainda é quando você tem alguém para culpar… lembre-se de incluir o tradicional “não há nada que possa fazer” ao final de cada desculpa.

7) Use seu tempo fora do trabalho da forma correta. Você não é pago para ficar aprendendo mais sobre sua profissão fora do horário comercial. Se a empresa não lhe fornece mais cursos, não cabe a você correr atrás do conhecimento por conta própria.

As regras são muito fáceis de seguir. Provavelmente você até já esteja seguindo várias delas, e nesse caso não tem muito com o que se preocupar. Bom futuro para você!

Bom, resolvi entrar na moda… também vou divulgar um segredo irrefutável sobre como atingir o sucesso, a felicidade, o amor, dinheiro, fama e fortuna. Aqui vai: NÃO HÁ SEGREDOS!!! (silêncio…)

Sabem por que não há um segredo? Porque um segredo é algo que poucas pessoas sabem. No entanto, todos nós conhecemos as receitas para ser bem-sucedido. Dúvida do que estou dizendo? Então vamos lá:

Em sua carreira, você deve ser proativo, se preocupar constantemente em estar atualizado, trabalhar em seu networking com colegas e profissionais fora da empresa, entender e atender às expectativas dos chefes e tratar com respeito, orientar e apoiar seus subordinados.

Se você tem uma empresa, deve contratar e treinar uma equipe eficiente, criar bons produtos e serviços, caprichar no atendimento ao cliente, investir corretamente em marketing e cuidar de suas finanças.

Agora pense… eu falei alguma novidade? Acredito que tudo isto é de conhecimento da maior parte dos profissionais e empresários. Então, onde está a dificuldade em atingir o sucesso?

A dificuldade está em que nem sempre fazemos o que sabemos que é correto. As causas são diversas, passando por preguiça, falta de foco, excesso de trabalho, pressões externas, gerenciamento ineficiente, simples esquecimento, etc.
Portanto, poderíamos dizer que o segredo é fazer o que sabemos que é correto. Mas isso também não é novidade, todos estamos cientes que devemos fazer isso.

Que fique claro, não estou dizendo que os “segredos” divulgados por diversos autores não são válidos. Muito pelo contrário, eles são peças fundamentais para montar o quebra-cabeças do sucesso. A atitude positiva e mentalização das metas, por exemplo, são uma força essencial para que a pessoa consiga tomar as ações corretas e seguir adiante quando as dificuldades surgirem.

A questão é que os resultados não dependem de um ou outro fator. Dependem de uma complexa combinação na qual há inúmeras situações possíveis. Devemos nos preparar, nos relacionar, entender, aprender, lutar, estudar, liderar e seguir, para que cada fator contribua positivamente para nossa própria definição de sucesso.

No entanto, as coisas não são tão simples assim. Além de uma quantidade crescente de redes sociais, ter uma presença que gere resultados objetivos requer dedicação e tempo. Como o tempo é um bem escasso e precioso, você deve ter uma estratégia para que a participação nas redes realmente surja o efeito que você quer.

A seguir listo um breve guia para que você possa aproveitar melhor as oportunidades que as redes sociais podem lhe oferecer:

1. Defina seu objetivo. Participar só por participar pode ser uma perda de tempo. Tenha claro o que você busca para que suas ações levem ao objetivo. Você pode querer desenvolver bons contatos em empresas de sua área de atuação, procurar um novo emprego, conseguir clientes, entre outras opções que as redes oferecem. Além disso, o objetivo deve ser específico (nada de “melhorar meu networking”).

2. Conheça as redes em função do objetivo. Com o objetivo em mente, entre nas redes sociais e avalie o que elas oferecem em relação a seus objetivos. Qual é o perfil dos participantes? Como são organizadas as comunidades? Há outras ferramentas que ajudem a atingir seu objetivo? Uma boa avaliação economizará seu tempo no futuro, evitando a necessidade de participar simultaneamente de várias redes.

3. Mantenha seu cadastro atualizado. Muitos se empolgam com o primeiro cadastro e o preenchem muito bem, mas se esquecem que é necessário atualizá-lo conforme sua vida profissional mude. Lembre-se que seu perfil na rede é a primeira coisa que muitos vão saber sobre você, e a primeira impressão…

4. Defina métricas. Esta dica deve ser usada com cuidado. É bastante útil ter métricas para monitorar sua participação (número de contatos, participações em comunidades, etc.), desde que isso o não leve a baixar a qualidade de sua atuação somente para atingir as metas. É como em uma empresa… as métricas, quando mal interpretadas, podem levar a uma falsa sensação de sucesso que será derrubada com a realidade mais adiante.

5. Meça o retorno. Se você tem um objetivo, consegue medir o retorno. Quantas vendas foram geradas a partir dos novos contatos? Quantas oportunidades de emprego surgiram? Qual o número de contatos de qualidade que você conseguiu estabelecer dentro de sua área de atuação?

6. Reavalie regularmente seus objetivos, métricas e ações. Se o resultado não é satisfatório com o passar do tempo, você deve mudar sua estratégia. Talvez os contatos não sejam certos, as participações nas comunidades sejam irrelevantes ou sua comunicação está deficiente… mas algo deve ser mudado.

7. Cuide da sua reputação. A rede é SOCIAL, e isso quer dizer que você vai encontrar todo tipo de pessoas e passará por situações de discórdia e equívocos. Tenha a atitude adequada para criar uma imagem positiva para os outros participantes da rede. Você deve ser visto como uma pessoa sensata, que tem conhecimento, mas é humilde o suficiente para aprender tanto quanto ensinar.

8. Preocupe-se com a qualidade, não com a quantidade. Redes sociais não são uma competição para ver quem tem mais contatos. Não perca tempo convidando a todos os nomes que vê para sua rede de contatos. Invista seu tempo para estabelecer RELACIONAMENTOS com contatos que possuem algo em comum com você e nos quais ambos podem sair ganhando.

9. Não se esqueça do mundo físico. Os contatos estabelecidos nas redes sociais são ótimos, mas (pelo menos ainda) não substituem o contato presencial. Sempre que possível, aproveite as oportunidades para conhecer as pessoas no mundo físico e reforce ainda mais seu networking.

O que quer dizer isso? O trabalho que você realiza deve sempre ter a direção correta, que são suas metas e objetivos. De nada serve trabalhar arduamente (movimentar-se muito) se o resultado final não é o que você realmente quer.

Esta frase pode se aplicar a vários aspectos de nossa vida, e nos leva a diversas reflexões:

• Não se trata de trabalhar MUITO, se trata de trabalhar BEM.
• O importante não é a quantidade de trabalho, é a qualidade.
• Ao procrastinar, estamos nos voltando à quantidade, e não à qualidade.
• Nosso dia deve ser organizado para as atividades que apontem para a direção correta.

A aplicação deste conceito é especialmente válida quando estamos falando de gerenciamento do tempo e objetivos pessoais/profissionais. É muito fácil ter uma falsa sensação de produtividade, quando estamos executando tarefas o dia todo. No entanto, esta sensação pode desaparecer rapidamente quando pensamos nos objetivos importantes e quanto avançamos em direção a eles.

A solução é relativamente simples, mas requer um pouco de disciplina. Tudo o que temos que fazer é relacionar nossas atividades a objetivos pessoais e profissionais, e dar prioridade àquelas que nos levam mais perto da meta.

Não podemos ficar nos escondendo atrás de desculpas para que nosso movimento não seja na direção correta. Os afetados diretos seremos nós, e o tempo perdido nunca pode ser recuperado.

Minha receita, que pode servir para alguns é a seguinte:

• Cada projeto pessoal ou profissional deve ter um planejamento com objetivos claros e tarefas (o “movimento”) para atingi-los.
• A cada final de semana, reviso o planejamento e o que foi executado para definir as tarefas da semana seguinte.
• A cada manhã, reviso as tarefas do dia para assegurar que as mais importantes terão prioridade.
• A cada mês revejo todo o planejamento para cada projeto (a menos que grandes mudanças no cenário forcem uma revisão mais cedo).

O que inicialmente pode parecer um exagero vira uma facilidade natural depois que você se acostuma. Pense em um sistema simples de planejamento que permita que você sempre trabalhe de forma inteligente e voltada aos verdadeiros objetivos da sua vida.

Minhas dicas de leitura sobre gestão e carreiras do último mês:

O Gabriel nos mostra como além de um bom serviço e produto temos que “cacarejar” para obter clientes.

O Fernando discute a gestão de talentos nas empresas, com um exemplo interessante sobre o Google.

O Andrei comenta o decálogo da administração, da universidade Wharton.

O Jairo fala sobre como as organizações devem lidar com a inovação, quando associada a fracassos e sucessos.

O Roberto explica pontos importantes na diferença entre gostar de seu produto e ganhar dinheiro com ele.

O Augusto traz ótimas dicas para quem procura voltar ao mercado de trabalho.

Você já deve ter ouvido falar na mídia social, web 2.0, blogosfera, redes sociais, etc. No entanto, você sabe como estas “novidades” afetam sua carreira e sua empresa? Consegue visualizar uma forma de usá-las a seu favor? Para esclarecer um pouco o tema, vou escrever 3 posts, descrevendo estas ferramentas, comentando como usá-las a favor de sua carreira e alguns cuidados que você deve ter ao usá-las.

Vamos por partes. Em primeiro lugar, há algumas características comuns entre as ferramentas:

• Estão baseadas na internet.
• Transferem o poder e a informação das corporações para o indivíduo.
• Permitem a colaboração entre um número virtualmente ilimitado de pessoas.

Estas características se apresentam em várias formas. No entanto, as mais dominantes e importantes são:

a) Blogs: blogs são uma forma prática e rápida de publicar conteúdo na internet, disponível gratuitamente para qualquer pessoas. Já existem dezenas de milhões de blogs, incluindo blogs de alta visitação, pequenos blogs pessoais, blogs de nicho e blogs corporativos.

b) Wikis: são ferramentas que permitem que o conteúdo seja criado por grupos de pessoas, de forma colaborativa. O melhor exemplo é a Wikipédia, uma enciclopédia cujo conteúdo é publicado e monitorado pelos usuários. Algumas organizações e grupos, como a IBM, adotam esta ferramenta internamente para permitir a disseminação de conhecimento entre seus milhares de funcionários.

c) Redes sociais: permitem um contato virtual entre pessoas, possibilitando o desenvolvimento do relacionamento e networking, participação em comunidades e divulgação de conteúdo. Existem muitas redes com propostas diferentes, como Via6, Orkut, LinkedIn, Facebook, Plaxo, entre diversas outras.

d) RSS: através do RSS é possível acompanhar um grande volume de conteúdo na internet sem a necessidade de visitar cada site para ver se há novidades. Funciona da seguinte forma: você se registra em um sistema de Leitura de RSS (sugiro o Google Reader – muito bom e gratuito), “assina” o conteúdo RSS disponível em seus sites favoritos, e pode ver todo o conteúdo de forma agregada em seu leitor.

e) Outras formas de conteúdo criado pelo usuário: existem diversas outras ferramentas e variações, como microblogging (Twitter), bookmarking social (del.icio.us, digg, Rec6), mundos virtuais (Second Life), compartilhamento de fotos (Flickr), videos (Youtube) e outros tipos de conteúdo (Scribd, Slideshare). A cada dia surgem novas idéias, sistemas e propostas, cada uma com seu diferencial.

O objetivo desta introdução foi dar uma visão dos elementos mais importantes da Mídia Social, para quem ainda não está muito acostumado a ela. Nos próximos posts falarei um pouco mais sobre como estas ferramentas se aplicam a sua carreira.

Todo gestor deve ter indicadores para sua equipe, seu setor e sua empresa. Todo mercado tem seus indicadores que mostram as tendências e sua vitalidade. Nós também podemos ter indicadores em nossa vida pessoal (por exemplo, os financeiros).

A definição de indicadores é uma tarefa crucial para uma organização. Os indicadores escolhidos serão a base para definir metas, rumos e estratégias. É importante que eles mostrem não só o passado da empresa, mas também suas perspectivas de futuro, e por isso existem indicadores de resultados e desempenho.

Indicadores de Resultados (ou lag): representam o que foi obtido pela empresa em função de ações passadas. Ex: vendas, quantidade de clientes, posição no mercado, saída de funcionários.

Indicadores de Desempenho (ou lead): representam fatores que gerarão resultados melhores ou piores no futuro. Ex: satisfação do cliente, índices de inovação.

Portanto, para uma visão completa da organização, é necessário definir indicadores de resultados E de desempenho que se complementem. Para exemplificar isto, vejam o gráfico abaixo:

Neste gráfico simples podemos ver a evolução das vendas e da satisfação do cliente de uma empresa. Ambos indicadores são inicialmente crescentes. No entanto, em certo momento a satisfação do cliente começa a cair. No primeiro instante, isto não afeta as vendas, mas em pouco tempo os clientes deixam de comprar e ambos indicadores começam a cair.

Esta relação entre vendas e satisfação do cliente nos mostra que, se o gestor estiver acompanhando somente as vendas (um indicador de RESULTADOS), demorará a ver que há algo errado na empresa, e só perceberá os efeitos quando este indicador cair. Se ele tiver também um indicador de satisfação do cliente (um indicador de DESEMPENHO) perceberá o problema antes da queda das vendas para que possa tomar ações corretivas, como no gráfico a seguir:

Portanto, todo indicador de resultados deve ter também um indicador de desempenho associado, que dê um alerta antecipado sobre problemas que afetarão o indicador de resultados.

Sugestões para o Gestor

• Identifique os indicadores de resultados de sua área, e quais os indicadores de desempenho associados.
• Faça o mesmo para indicadores do mercado em que atua.
• Divulgue as informações entre a equipe (pode usar um dashboard) e identifique problemas nos indicadores de desempenho que podem afetar os resultados da empresa.

Você acompanha os números de seus mercados e da economia em geral? Planeja estrategicamente o futuro de sua empresa e sua carreira em função das variações destes números e das perspectivas de futuro?

Estive lendo um artigo do palestrante Moacir Moura no Portal O Gerente, que faz uma análise do crescimento de vários setores da economia, e me veio à mente que devemos parar pelo menos uma vez ao ano para realizar uma avaliação ampla do cenário. Isto é óbvio para as empresas grandes e médias (que normalmente já possuem a cultura ou obrigação de fazer isto regularmente), mas de todas as empresas e profissionais em geral.

Ao analisar os números da economia e do setor, pode-se ter uma visão que lhe dará um diferencial estratégico em relação aos demais.

O ano passado foi bastante positivo para a economia brasileira. Para este ano, as perspectivas macroeconômicas também são boas, mas existem obstáculos e considerações: controle da inflação, economia americana, valorização da moeda brasileira, entre outros. Estas perspectivas devem ser colocadas junto a uma análise microeconômica de seu setor, já que as realidades podem ser bastante diferentes.

Feitas as análises, você deve ser capaz de responder a estas questões:

Para sua empresa

• Qual é a previsão de mudança no mercado em que sua empresa atua?
• A empresa está pronta para este cenário?
• Quais medidas preventivas devem ser tomadas para aproveitar da melhor forma o cenário previsto?
• Quais são os riscos envolvidos e quais medidas corretivas serão tomadas se eles ocorrerem?
• A concorrência está mais preparada do que sua empresa para enfrentar este cenário?

Para sua carreira

• Como mudará o mercado de trabalho na área em que você atua?
• Há riscos de que seu emprego perca importância ou seja extinto?
• Há oportunidades em áreas em crescimento que você poderia aproveitar?
• Como deve se preparar para enfrentar as mudanças previstas em sua área de atuação?

Apesar dos riscos de 2008, as perspectivas são boas para a maior parte dos setores da economia brasileira… portanto sugiro que sigam as recomendações do Moacir:

Ação e agilidade. Sem reuniões para atrapalhar o trabalho de venda. Agora é hora de exercitar o que foi aprendido nos treinamentos. Raciocínio estratégico e aprimorar a engenharia operacional do negócio. Entrar no ritmo do mercado. Em grandes movimentos, o cliente é mais bem atendido que na calmaria. Ninguém anda calmamente, correm agitados. E não faltam argumentos para substituir um produto por outro. Ter a mercadoria vira diferencial. Aproveite!

Perder o emprego é uma das situações mais desagradáveis que um profissional pode viver. Independente da causa, é um momento que pode ser financeira, emocional e socialmente difícil.

O mais importante é que a perda de um emprego pode ser também o ganho de uma oportunidade. Só se deve olhar para trás com o objetivo de melhorar o que está à frente.

O profissional deve estar antenado nos acontecimentos de seu emprego, sua empresa e seu mercado para identificar sinais de que as coisas não vão bem. Se estes sinais são fortes, e as ações para evitar a demissão não são eficientes, o profissional que se antecipa ao fato terá maiores chances de se recolocar rapidamente.

A seguir estão algumas dicas do que fazer e não fazer se este momento chegar:

Networking

• Diga a seus contatos que precisa de ajuda. Não há nada de errado nisso, e não é razão para sentir vergonha. Aproveite o círculo de relacionamentos que construiu (ou deveria ter construído) para identificar oportunidades.
• NÃO vá atrás daquela pessoa que você ignorou por tanto tempo para pedir ajuda.
• NÃO aja de forma falsa e interesseira. Isto ficará evidente e queimará sua imagem no mercado.

Atitude

• Mantenha a calma e mostre serenidade para todos. Perder o emprego não é o fim do mundo, e sua atitude pode ajudar a mostrar o tipo de profissional que é.
• Tome um tempo (curto!) para se recompor e pensar em uma estratégia de recuperação.
• NÃO desconte seu stress em sua família e amigos.
• NÃO fique reclamando e buscando culpados. Isto gera uma energia negativa e não traz nenhum benefício para seu futuro. Em entrevistas, não perca tempo falando mal de seus antigos empregadores.

Carreira

• Atualize seu currículo imediatamente, indicando as realizações positivas que obteve no último emprego.
• Aproveite o tempo para se atualizar com cursos e/ou auto-estudo.
• Avalie alternativas ao emprego “tradicional”. Pode ser o passo que faltava para você abrir seu negócio ou se tornar um consultor.
• Avalie o que poderia ter feito melhor no último emprego, e planeje como mudará estes pontos negativos na próxima oportunidade.
• NÃO ache que está de férias forçadas. Seu emprego agora é procurar um emprego.
• NÃO aceite o primeiro emprego que achar (a menos que a situação financeira seja desesperadora). Busque uma oportunidade que lhe dê realmente boas perspectivas de futuro.

Finanças Pessoais

• Ajuste seus gastos à nova realidade, mesmo que seja de curto prazo.
• NÃO seja excessivamente otimista. Se seu colchão financeiro é pequeno, tome ações mais fortes para não gastá-lo rapidamente.
• NÃO seja excessivamente pessimista. Caso sua necessidade financeira não seja muito complicada no curto prazo, evite transformar sua vida e a de sua família em um inferno.

Recentemente assisti no Google Video a uma palestra sobre Gerenciamento do Tempo. A palestra foi dada por Randy Pausch, professor da Carnegie Mellon University, nos Estados Unidos. Apesar dos conceitos apresentados não serem altamente inovadores ou radicais, há um detalhe importante que nos faz pensar: Randy foi diagnosticado com câncer, e os médicos deram a ele 3 a 6 meses mais de boa saúde. Apesar da situação, Randy mantém uma atitude positiva, e nos dá ótimas dicas de como usar melhor seu tempo (algo que ele mesmo diz que está fazendo muito bem agora).

No próximo artigo detalharei algumas das dicas dadas pelo Randy, mas neste texto vou dar destaque a uma ferramenta extremamente simples mas que nos ajuda a pensar se estamos fazendo o que realmente deveríamos estar fazendo em cada momento.

Vejam o quadro a seguir:

A idéia é que você categorize todas suas atividades em Urgente ou Não Urgente, e Importante ou Não Importante.

Sempre que você olhar para a sua lista (física ou mental) de coisas que tem para fazer, execute sempre primeiro as urgentes e importantes (quadrante 1). A seguir, muitas pessoas cuidam das tarefas urgentes, mas que não são importantes (quadrante 3). Na realidade esta não é a atitude mais produtiva. Antes de tratar destas tarefas, o ideal seria cuidar das que não são urgentes, mas são importantes (quadrante 2).

As razões para isto são simples:

• Se algo é urgente, mas não é importante, provavelmente o fato de não fazê-lo naquele momento não terá repercussões significativas. Ao executar tarefas importantes, mesmo que não sejam urgentes, você estará movimentando aspectos que terão mais impacto em sua vida.
• A maioria de nós sempre tem uma lista gigantesca de coisas para fazer. Se não damos atenção às coisas importantes e não urgentes, ficaremos amarrados com outras atividades de menor importância, até que as importantes se tornem urgentes e você tenha que realizá-las com maior pressa e menor qualidade.

Portanto, seu objetivo é deixar que as tarefas importantes nunca se tornem urgentes.

Por exemplo, você pode ter em sua lista as seguintes tarefas:

• Arrumar seu escritório que está um verdadeiro caos: Esta tarefa é urgente (você se sente perdido na bagunça) mas não é importante (deixá-la para alguns dias mais tarde não fará muita diferença).
• Marcar uma reunião com um cliente potencial: Esta tarefa não é urgente (você não perderá o cliente se aguardar alguns dias) mas é importante (pode gerar negócios e atividades para sua empresa).

Neste exemplo fica relativamente claro que a segunda tarefa é mais importante. No dia a dia isto nem sempre é tão claro, mas cabe a você determinar quais são os efeitos e impactos de cada atividade e executar primeiro aquelas de verdadeira importância.

Nota: ao pesquisar sobre o tema, encontrei este ótimo post sobre gerenciamento do tempo, feito pelo Bruno Russo a partir de um curso que realizou.

Assim como pessoas, existem empresas com diversos tipos de personalidades. Claro, no final das contas todas buscam um mesmo objetivo: o lucro. No entanto, da mesma forma que os seres humanos buscam seu “lucro” por caminhos diferentes, as empresa adotam formas variadas de exercer suas atividades… e algumas acabam se tornando “más”.

Uma empresa má é aquela que busca realizar seu lucro usando métodos antiéticos na concorrência, deixando de pagar impostos, sufocando os fornecedores e enganando clientes. Poucas empresas nascem más, muitas vezes trata-se de um processo gradual, na qual lideranças sucessivas vão adquirindo práticas errôneas sem que corrijam o rumo da organização.

A revista CIO publicou um artigo interessante sobre o tema “Oito Sinais da Maldade em Empresas de Alta Tecnologia”. Estes sinais também se aplicam claramente a empresas em outros setores, portanto vou reproduzi-los aqui levemente adaptados.

Lembre-se, se sua empresa apresenta alguns destes sinais, não quer dizer automaticamente que é uma empresa má… somente deve ser um alerta para que a liderança tome as ações corretivas necessárias:

1) A arrogância é dominante. Empresas arrogantes acham que estão acima de tudo e de todos, e portanto tomam ações que (em sua visão) outras empresas não poderiam tomar. Isto muitas vezes acontece quando o crescimento vem de forma rápida e com relativa facilidade (por exemplo, com um produto extremamente bem sucedido).

2) Para que eu ganhe, você precisa perder. Os líderes da empresa não acreditam em uma negociação ganha-ganha. Eles somente estão satisfeitos quando a outra parte (fornecedores, clientes ou concorrentes) está em uma situação na qual somente sairão perdendo.

3) A empresa compete mais na justiça do que no mercado. Empresas com um grande número de pendências judiciais certamente estão fazendo algo errado. Muitas vezes a situação é causada por terceiros, mas quando a preocupação com ações na justiça se torna a regra e não a exceção, certamente há algo de errado.

4) A empresa não está se unindo a alianças, está forçando-as. Isto não quer necessariamente dizer que a organização é má. No entanto, quando ela evita participar de alianças e parcerias existentes para forçar novas alianças com suas próprias idéias, isto pode ser uma indicação de que o que ela quer está acima dos interesses de qualquer outra parte do mercado.

5) A empresa ignora os clientes e se curva à bolsa de valores. Uma empresa cresce porque seus clientes estão satisfeitos e continuam comprando seus produtos e serviços. Infelizmente alguns líderes se afastam tanto da realidade de sua empresa que ficam pensando somente no valor da empresa na bolsa e nos ganhos de curto prazo dos acionistas, mesmo que isto destrua o relacionamento e a boa imagem desenvolvidos com os clientes.

6) Cria-se uma neurose de que todos estão roubando da empresa. Os líderes perdem total contato com a equipe e as operações que passam a acreditar que todos estão se aproveitando da empresa. Começam a criar burocracia e dificuldades legais para todos, “protegendo-se” por todos os lados e causando uma queda brutal de produtividade e de agilidade nos negócios. Somente os advogados ganham com a situação.

7) A empresa se tornou cheia de segredos e cercada de rumores. Empresas modernas possuem canais de comunicação abertos com todos os envolvidos em suas atividades. Empresas “más” estão sempre escondendo tudo de todos, como se cada ação fosse segredo de estado (inclusive internamente). Esta falta de confiança gera um sentimento negativo contra a empresa em todos os aspectos.

A empresa se tornou grandiosa demais para o público em geral. Os líderes se tornam pop stars. O rápido crescimento coloca a empresa no centro da mídia, e os lucros geram fortunas para os fundadores de acionistas. Claro, isto por si só não é nada ruim… mas muitas vezes é o primeiro passo para todos os sinais anteriores.

Pois é neste momento que muitos líderes deixam escapar uma oportunidade preciosa de direcionar o trabalho e atitude deste novo membro da equipe. Esta pessoa pode ter experiência e conhecimento, mas provavelmente ela não sabe como você, sua equipe e a empresa trabalham. Sem esta direção inicial, o funcionário poderá se perder, não se sentirá parte do grupo e a empresa verá uma queda de produtividade indesejada.

Nos primeiros dias após a contratação, o líder deve ser responsável por explicar ao novo funcionário o seguinte:

1. Porque ele foi contratado. Não estou falando sobre a função que ele vai exercer (se isto já não está claro neste ponto, seu problema é outro). O novo funcionário precisa saber quais foram as qualidades e valores que ele mostrou durante o processo de contratação que o fizeram ser escolhido. Ao fazer isto, a auto-estima e motivação aumentarão, já que ele se sentirá parte da equipe, em um ambiente de valores comuns no qual há união para superar os desafios.

2. Como trabalhar com você. Cada líder tem um estilo de gestão diferente, e nada mais prático do que deixar totalmente claro qual é o seu. Explique também qual o grau de liberdade que ele terá. Não espere que ele descubra isto sozinho, porque isto causará dificuldades iniciais que não serão culpa de novo funcionário.

3. Como se comunicar com você e com a equipe. Você espera relatórios verbais ou escritos? Em que nível de detalhamento? Qual é o nível de formalidade nas atividades da equipe? Como devem ser documentadas as informações? Tudo isto que parecem ser pequenos detalhes ajudarão o novo funcionário a se concentrar desde o começo em RESULTADOS, e não em COMO FAZER.

4. Como ele deve tratar o cliente. Cada empresa tem uma forma diferente de lidar com seus clientes. Algumas possuem uma comunicação mais aberta e transparente, enquanto em outras o cliente é tratado de forma mais política. O novo membro da equipe deve saber exatamente que tipo de formalidade é esperada com o cliente, com quais níveis ele terá contato e o que pode ou não dizer. Gafes e dores de cabeça podem ser poupadas se isto feito desde o primeiro dia.

5. Sua visão para a companhia. Evite frases de efeito, o que deve ser explicado para o novo funcionário é para onde você espera que a empresa caminhe e como ele deve agir para ajudar a realizar a visão (de forma objetiva). Quando ele entende no que você realmente acredita, seus esforços serão dirigidos à mesma visão que você tem.

Quantas tarefas você precisa realizar hoje? E amanhã?

Para a maioria dos profissionais modernos, estas perguntas são suficientes para que comecem a pensar em todas as atividades pessoais e profissionais que deve realizar em um curto espaço de tempo. Parece que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que devemos ou queremos.

Existem inúmeros livros, revistas e sites que dizem como se organizar e aproveitar melhor seu tempo. Algumas dicas são simples, outras complexas. Em minha opinião, são as dicas simples que causam maior efeito. Não estou dizendo que as complexas não são válidas, mas quanto mais complicada a forma de organização, menos pessoas terão a disciplina necessária para adotá-la.

Em minhas leituras sobre o tema e aplicação de diversos métodos de organização, aprendi que existem alguns princípios básicos que se aplicam a qualquer um… e que são sempre dicas realmente simples mas eficazes.

Portanto, minhas 3 sugestões essenciais para que você se organize melhor são:

1) Você precisa de um método. Não importa como você se organiza, o importante é que se organize. Alguns usam pequenas anotações em post-its, outros preferem ferramentas baseadas na web – isto depende de cada um. No entanto, se você não tem nenhum método de organização certamente perderá informações, compromissos e tarefas. Planeje e execute.

Existem alguns métodos consagrados, como GTD – Getting Things Done. Pessoalmente, não uso nenhum destes métodos. Desenvolvi minha própria forma de organização usando mapas mentais (via software). O importante é que você descubra uma forma que se adapte melhor a sua forma de ser e que você consiga acompanhar sem grandes esforços.

2) A disciplina é obrigatória. A importância de ter um método que se adapte a seu estilo é que você deve segui-lo. Se você não possui a disciplina necessária, não irá manter as informações atualizadas, registrar novas atividades e tirar aquelas já realizadas.

Informações na cabeça são informações em risco. Não confie em sua memória por melhor que ela seja. Ignorar a disciplina de organização pela pressa, e tentar lembrar tudo achando que “desta vez não vou esquecer” é um erro muito comum (eu já o cometi). Tenha no bolso um pequeno bloco de anotações, use seu PDA ou o gravador de voz do celular, mas não tente armazenar tudo em sua mente.

3) Não faça mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Quando você tenta fazer várias coisas simultaneamente, seu tempo total para completar o conjunto de atividades será maior. Se você não pode se dar ao luxo de ficar algumas horas em uma só tarefa, o segredo é dividir cada atividade em tarefas menores para que cada uma possa ser executada por completo em um espaço de tempo menor.

A organização pessoal não deve ser uma tortura. Quando isto acontece, inevitavelmente a pessoa acaba largando sua estrutura de informações. Felizmente, também é mais simples do que parece. E melhor ainda, você não precisa definir hoje a estrutura que vai usar no longo prazo… tome os primeiros passos para colocar sua vida em ordem e vá melhorando o processo aos poucos. Eventualmente você encontrará a fórmula que funciona perfeitamente para você.

Mapas mentais são uma forma estruturada e dinâmica de registrar informações. Tradicionalmente, registramos informações de forma linear, como ao escrever em um caderno ou em um arquivo no Word. No entanto, nossa mente não está estruturada desta maneira linear, e os mapas mentais são mais adequados para associar as informações de uma forma mais lógica.

Na vida profissional, mapas mentais podem ser usados para sessões de brainstorming, estruturação de atividades e projetos, notas de reuniões e em qualquer outra situação que requeira organização de informações.

Entre as vantagens dos mapas mentais podemos citar:

• Agilidade: você pode registrar mais informações em um tempo menor. Por exemplo, ao ouvir uma palestra, será muito mais difícil anotar o conteúdo de forma linear.
• É fácil adicionar idéias na estrutura após a criação do mapa inicial.
• Ajuda a entender a estrutura da informação e a relação entre idéias.
• Permite resumir melhor as informações.
• Facilita a revisão do material.
• Permite o uso de elementos gráficos para organizar a informação (imagens e cores).

Existem também algumas desvantagens:

• A estrutura da informação não pode ser usada em algumas situações mais formais (relatórios, documentos oficiais).
• O mapa pode ficar compreensível somente para quem o escreveu.

Vejam alguns exemplos de mapas mentais:

• Teorias da Motivação:

• Fatores da Tomada de Decisão:

Apesar de não ser o objetivo deste artigo ensinar a criar um mapa mental, seguem algumas dicas:

• Evite usar frases completas no mapa mental. Prefira palavras-chave ou frases curtas.
• Tente manter uma estrutura constante na criação do mapa mental. Isto não é obrigatório, mas facilitará a compreensão por terceiros,.
• Alguns mapas mentais podem ficar bagunçados após sua criação. Se o objetivo é guardar a informação por um prazo longo, vale a pena passá-lo a limpo (ou usar um software que facilite esta tarefa).
• Se usou um software para criar o mapa, imprima-o para ter uma visão clara de toda a informação.

Existem diversas ferramentas de software que permitem a criação de mapas mentais. Estas sãs as que eu sugiro:

• Mindmanager: é a melhor ferramenta de mapas mentais disponível. No entanto, seu preço relativamente alto acaba sendo um impeditivo de seu uso.
• Mindomo: ótima ferramenta que permite a criação de mapas mentais online. A versão gratuita permite que você crie até 7 mapas. Para um número ilimitado de mapas, o custo mensal é 6 dólares (bastante acessível).
• Mindmeister e Mind42: outras ferramentas online… também muito boas.

O Blog ConGestionado foi inaugurado há um ano, em Setembro 2006. Para que os textos iniciais não fiquem “perdidos” no passado, a cada mês vou fazer um post com o resumo dos textos do mês correspondente do ano anterior.

Posts de Setembro 2006:

7 Princípios para a Ética nos Negócios

Desenvolva suas habilidades de liderança

Alinhando a Energia dos Funcionários com a Estratégia

Resolução de Conflitos

Você está satisfeito com seu emprego?

Você conhece bem qual é a sua função na organização? Faça um teste simples, e escreva um breve parágrafo descrevendo o que você considera ser sua função.

Neste teste podem aparecer dois problemas:

1 – se você deve dificuldade ao descrever sua função, o problema é sério (apesar de não ser raro). Como você poderá ser excelente em suas atividades se não sabe o que a empresa espera que você faça? Muitas vezes o problema pode ser da própria organização que não fez seu dever de casa ao descrever corretamente a atividade de cada funcionário. No entanto, depende do funcionário buscar esta informação com seus superiores ou com o departamento de Recursos Humanos.

2 – se você descreveu apenas suas atividades, mas não conseguiu explicar qual é verdadeiramente sua função e seus objetivos, poderá estar perdendo a oportunidade de mostrar um desempenho superior com seus chefes, colegas e clientes. A seguir vou explorar um pouco mais esta questão.

Vejam as seguintes atividades realizadas por alguns cargos comuns em empresas:

• Telefonista: fazer o atendimento telefônico interno e externo.
• Analista de TI: administrar a rede local e os sistemas da empresa.
• Gerente de Armazém: gerenciar o fluxo de materiais e os estoques de mercadorias.

Estas atividades são relativamente fáceis de descrever. No entanto, não é somente isso que a organização espera destes profissionais. Não é a execução correta desta atividades que levará ao crescimento profissional e dará destaque à pessoa na empresa. Não é isto que resolverá verdadeiramente os problemas de seus superiores e clientes e tornará o profissional indispensável para a organização.

Estas descrições seriam muito mais adequadas para que cada um entenda seu papel dentro da empresa:

• Telefonista: garantir que a comunicação telefônica será rápida e eficiente, para ajudar na satisfação do cliente, eliminar falhas na comunicação e aumentar a produtividade da empresa.
• Analista de TI: administrar os sistemas da empresa para que estes atendam a necessidade de cada área e aumentem a eficiência da equipe, evitando que a burocracia se torne mais importante do que as atividades produtivas da organização.
• Gerente de Armazém: manter um estoque de materiais adequado às necessidades da empresa, reduzindo custos de inventário e eliminando erros que causem retrabalho ou afetem as outras áreas da empresa.

A diferença entre as duas descrições é simples: a primeira diz “O que eu faço?”, a segunda diz “O que eu devo fazer para ajudar a empresa?”.

A boa notícia é que você não depende do departamento de RH para entender o que você deve fazer para ajudar a empresa. Seja proativo e desenvolva seu próprio mapa de objetivos e ações de melhoria:

• Faça uma lista de todas as pessoas/áreas/clientes com os quais interage em seu trabalho.
• Descreva brevemente o que estas pessoas esperam de você (ou seja, como você deve realizar suas atividades para facilitar e melhorar as atividades dos outros). Na dúvida, pergunte! É mais simples do que parece.
• Identifique pontos nos quais você precisa mudar para atender adequadamente às expectativas dos demais.
• Defina um plano de ação para cada mudança (deve ser objetivo: uma ação clara e um prazo para que seja realizada).

A partir do momento que você muda sua visão e atitude sobre sua função da empresa, terá benefícios que variam desde uma imagem positiva com os colegas e superiores até uma satisfação pessoal pelo trabalho bem feito. Não busque desculpas para não dar o melhor de si… esteja certo que neste caso quem sai perdendo mais é sempre você, não a empresa.