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Planos de Contingência: Prepare-se para o Pior

Publicado em 08/11/2006 por Luiz de Paiva em Risco

A globalização nos trouxe muitos benefícios no que se refere à cadeia de suprimento. No entanto, também trouxe preocupações. Além de nos preocuparmos sobre o que pode acontecer com nosso transporte na estrada que sai de nossa empresa, temos que pensar se um evento global não afetará o fluxo de nossos materiais.

Se você compra ou vende para os Estados Unidos, já pensou o que aconteceria com a movimentação de materiais se houvesse um novo ataque terrorista? Qual o impacto de uma nova greve nos portos brasileiros em seus negócios? Caso sua logística use o transporte aéreo nacional, como foi afetada pela recente crise do tráfego aéreo?

Os planos de contingência são importantes para ter uma sequência de ações a tomar para evitar, transferir e mitigar os riscos de interrupção em sua cadeia de suprimento.

Estas dicas podem lhe ajudar a dar os passos iniciais:

1. Designe Gerentes de Continuidade dos Negócios (ou Gerentes de Crises). Estes serão os responsáveis por planejar as ações da empresa em caso de uma crise, e executar os passos programados. É importante que tenham a autoridade adequada de execução nas situações de crise.
2. Defina todas as possíveis causas de interrupção de sua cadeia de suprimento. Pense em desastres naturais, acidentes, falhas em sistemas, falta de energia, greves, ataques terroristas e qualquer outro evento que possa afetar sua logística. Selecione os que teriam uma chance real de acontecer.
3. Espere o melhor, mas prepare-se para o pior. Para cada risco definido, há que traçar um plano de contingência, com ações, responsabilidades e cronogramas. Todas as áreas da empresa devem estar envolvidas nestes planos.
4. Saiba aonde conseguir ajuda. Converse com suas transportadoras sobre as alternativas em caso de emergência. Prepare seu plano de contingência junto com eles. Defina também transportadoras e modais que podem substituir os atuais para fazer com que seu material chegue ao destino. Tenha também uma lista de fornecedores alternativos homologados (que preferencialmente não fiquem na mesma região).
5. Conheça todas suas opções de transporte. Como citado no item anterior, é muito importante que você conheça suas opções de movimentação de materiais em uma emergência. O custo certamente será maior que o normal, portanto avalie a criticidade da carga contra o aumento dos custos, e tenha uma definição prévia da viabilidade de cada alternativa.
6. Teste seu plano e tenha treinamento profissional. Não é suficiente ter um plano bem desenhado no papel. No momento da execução, tudo pode dar errado e o plano fracassar drásticamente. Execute regularmente simulações dos planos de contingência para assegurar que os canais alternativos são eficientes. O custo destas simulações será pequeno em comparação do benefício de uma boa execução na emergência. Contrate profissionais (ou consultores) especialistas em gestão de crises para treinar adequadamente seus funcionários.
7. Em caso de emergência, siga o plano. No momento da crise, sempre há a tentação de improvisar, e cada um parece ter uma idéia diferente. Nestas situações, os Gerentes de Continuidade dos Negócios devem assumir a responsabilidade de execução do plano definido. Na maioria dos casos, mudar o plano por improviso somente aumentará o risco de um impacto maior em sua empresa.
8. Se precisar, improvise! Sim, estou sendo contraditório. Apesar de ser importante seguir o plano, os responsáveis por ele devem ser realistas quando sua ineficácia ficar muito evidente. A decisão de abandonar o plano original deve ser tomada friamente, o que é difícil em um momento de emoção (uma emergência). No entanto, tomada a decisão, é o momento de usar a criatividade e experiência da empresa para encontrar novas soluções. Lembre-se: eu disse que na MAIORIA dos casos não se deve mudar o plano.
9. Mantenha-se atualizado. As crises podem surgir de qualquer lado, como citado no item 2. Estes fatores mudam com o tempo, portanto não é suficiente definir um plano e deixá-lo anos engavetado. Avalie regularmente as condições que podem gerar emergências, e revise o plano conforme descubra que novos riscos surgiram, que alguns estão mais próximos de acontecer ou que outros já são muito improváveis.
10. Acredite em seu plano e seus funcionários. Não transforme os planos de contigência em uma neurose da empresa. Se o plano foi bem definido e é revisado regularmente e seus funcionários estão bem treinados, fique tranquilo e tenha confiança.

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Tags: Cadeia de Suprimento, contingência, riscos