Requerimentos para o sucesso de um Programa de Melhoria

Publicado em 22/01/2007 por Luiz de Paiva

Recentemente assisti a um webcast da revista Industry Week sobre o uso das ferramentas corretas para os problemas corretos. Nesta apresentação foram exibidos 16 requerimentos para o sucesso do Seis Sigma. No entanto, avaliando mais de perto estes requerimentos, fica claro que se aplicam a programas de melhoria em geral, portanto vou comentá-los aqui:

NA FASE DE PLANEJAMENTO

Estabeleça o reconhecimento da necessidade. A equipe deve estar consciente da necessidade de implementar um programa de melhoria e quais os resultados que se esperam dele.
Garanta o comprometimento e suporte da liderança. Como comentei em artigos anteriores, o envolvimento da liderança é essencial para o sucesso de qualquer programa.
Desenvolva um plano de estratégia e lançamento. Não saia fazendo sem antes planejar cuidadosamente. Prepare uma estratégia para o programa completo.
Aplique um escopo amplo ao programa. Programas muito localizados e concentrados em poucos processos e pessoas não produzirão um efeito impactante na organização.

NA FASE DE LANÇAMENTO

Assegure uma conexão com o plano de negócios. A relação do programa com a estratégia e o plano de negócios da empresa deve estar clara para todos os participantes, como forma de alinhar os esforços na mesma direção.
Faça o investimento apropriado em recursos. O comprometimento da liderança não é somente moral, mas também material, com os recursos financeiros, humanos e logísticos necessários para uma correta implementação do programa.
Desenvolva um plano de comunicação e conscientização. Até as pessoas que não participam diretamente do programa devem ter conhecimento de seus objetivos e benefícios. Os resultados obtidos devem ser comunicados regularmente à equipe.
Mantenha o foco no cliente e em resultados. Se o programa produz melhorias que não tem reflexo (direto ou indireto) no cliente ou em resultados objetivos para a organização, não produzirá o impacto necessário para que seja considerado um sucesso.
Estruture-se em volta das necessidades da organização. Novamente: busque uma ferramentas para resolver um problema da organização, e não um problema para usar aquela nova ferramenta que um diretor descobriu.
Implemente um gerenciamento de projeto profissional. O sucesso do programa pode depender de sua execução bem controlada. Ter uma pessoa dedicada exclusivamente à coordenação do programa (e com experiência para isso) fará a diferença.
Desenvolva uma cultura de envolvimento da equipe. Programas impostos não serão bem aceitos pelos funcionários. Deve-se ouvir suas opiniões e idéias para chegar a um consenso da melhor forma de tornar o programa um sucesso.

NA FASE DE EXECUÇÃO

Gerencie a controvérsia e os conflitos. No momento de fazer as coisas acontecerem, muitos interesses estarão envolvidos, e frequentemente serão conflitantes. O líder do programa deve ter habilidades de gestão do conflito e resolver os problemas imediatamente para que não tomem proporções maiores.
Exija medições e feedback constantes. Sem esta comunicação, corre-se o risco de ver as iniciativas enfraquecerem aos poucos sem que ninguém perceba. O feedback mantém um monitoramento das metas e permite ajustes quando necessário.I
mplemente um processo de fechamento estruturado do projeto. Ao concluir o programa, deve-se documentar claramente os benefícios e resultados obtidos, problemas encontrados e lições aprendidas.
Premie e reconheça os profissionais responsáveis pelo sucesso (se foi o caso). O prêmio não precisa necessariamente ser financeiro, mas o reconhecimento formal de um programa bem executado facilitará o envolvimento da equipe em esforços futuros.
Use o sucesso como alavanca. Se o programa foi bem sucedido, aproveite o bom momento para tomar outras iniciativas que levem a um crescimento da organização.