Escolha Corretamente seu Meio de Comunicação

Publicado em 20/03/2007 por Luiz de Paiva

O que o Gerente de Projetos mais faz em sua profissão é se comunicar. Isto é sabido por todos, mas muitos ainda se preocupam exclusivamente com suas habilidades “técnicas” de gerenciamento e se esquecem da importância de se comunicar corretamente.

Um dos fatores mais importantes na comunicação é a escolha do meio correto. A comunicação pode ser verbal/não-verbal e formal/informal. Cada meio se encaixa em 2 destas categorias. É imprescindível para o Gerente de Projeto definir corretamente qual meio deve usar em cada situação do dia-a-dia.

A correria das atividades cotidianas pode levar o profissional a “entrar no automático”, e se comunicar de forma burocrática e impessoal, acreditando que está sendo produtivo desta forma. Claro que a produtividade é importante, mas não se deve esquecer que existem outros objetivos na comunicação.

A comunicação verbal/informal serve também para que você possa se integrar com a equipe e quebrar barreiras de relacionamento com os stakeholders. Além disso, nestas situações você tem a oportunidade de conseguir informações adicionais ao assunto principal, sentir o tom de voz da pessoa em relação ao que está dizendo e muitas vezes ganha tempo (produtividade!) ao dar seguimento imediato a suas dúvidas ou perguntas em uma mesma conversa. E mais importante ainda, você tem a oportunidade de garantir imediatamente a compreensão e aceitação da informação pelo ouvinte.

Como Gerente de Projetos, minha opinião é que se deve dar prioridade à comunicação verbal informal sempre que possível, desde que não se quebrem as regras de registro de informações do projeto e do plano de comunicação. Se você é excessivamente formal em toda sua comunicação, afastará a equipe e terá maiores dificuldades em lidar com mudanças e problemas.

Lembre-se que a formalidade escrita é sempre necessária para toda situação que envolva uma definição ou mudança no projeto. Em muitos casos você também pode realizar uma comunicação informal e depois formalizá-la para o histórico do projeto.

Estes são alguns exemplos de escolha errada do meio de comunicação:

• Mandar e-mails para os membros da equipe com assuntos menos críticos quando vocês estão no mesmo prédio e você poderia ir até eles para conversar.
• Confirmar uma reunião com várias pessoas verbalmente, e não mandar um e-mail com confirmação posterior.
• Conseguir verbalmente que um stakeholder tente lhe ajudar com algo que não estava dentro do escopo do projeto, e depois mandar uma comunicação formal oficializando esta ajuda com cópia para os superiores. Isto transforma a ajuda em compromisso e indicará fracasso do stakeholder caso ele não consiga ajudar.

Não seria difícil escrever dezenas de exemplos, mas não acredito que isto seja necessário. Certamente você vê vários erros na escolha de meios de comunicação em seu dia-a-dia, e se avaliar sua própria forma de comunicação poderá encontrar oportunidades de melhoria.

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