Falta de Clareza no Escopo

Publicado em 19/06/2007 por Luiz de Paiva em Escopo, Risco

Em uma pesquisa feita por uma consultoria canadense com 120 Gerentes de Projeto de todo o mundo, 64% disseram que a falta de um escopo claro e bem definido é o maior desafio dos projetos.

Como Gerente de Projetos, concordo com o resultado desta pesquisa. Uma das maiores dificuldades, especialmente em empresas que não possuem uma cultura forte de gerenciamento de projetos, é definir claramente o escopo do projeto, traduzindo as perspectivas que o patrocinador, cliente e outros stakeholders importantes possuem para o projeto.

O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de buscar 100% de clareza na definição do escopo. Deve-se ter o cuidado de não aceitar algo que parece bom, mas não foi cuidadosamente examinado. O escopo deve ser lido e relido e avaliado por terceiros para identificar ambigüidades, contradições e lacunas. Entrevistas com os principais stakeholders após a criação do escopo são importantes para evitar dores de cabeça no futuro.

Quando você tem um problema no projeto devido a um escopo mal definido, não adianta culpar a organização, as pressões externas ou os líderes da empresa. É para isso que você está sendo pago, e por isso quis se tornar Gerente de Projetos.

Os problemas de definição de escopo raramente aparecem logo no começo do projeto, e isso é um fator que aumenta o risco. Você pode estar achando que o projeto está correndo bem, quando de repente algo é executado diferente do esperado porque o escopo foi mal interpretado. Ou pior ainda, ao chegar perto do fechamento do projeto o cliente ou patrocinador dizem que o resultado não é o esperado.

Para reduzir o risco de clareza de escopo, você pode tomar algumas atitudes como:

• Tenha várias entregas intermediárias que permitam que o escopo seja confirmado pelos stakeholders regularmente. Quanto antes o problema é identificado, melhor.
• Nunca deixe de obter aprovação formal dos documentos e dos entregáveis. As pessoas se esquecem do que disseram e na hora dos problemas o mais provável é que se protejam.
• Mesmo que um escopo pareça claro, faça revisões constantes junto a sua equipe para garantir que a percepção não mude conforme o projeto avança.
• Gerencie bem as mudanças, para que elas não transformem um escopo claro em algo ambíguo e incompleto.

Não se deixe levar pela pressão dos projetos para pular etapas na definição do escopo. Sempre tudo será urgente, mas sua responsabilidade é assegurar o sucesso do projeto como um todo.

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