Escopos Mutantes - Cuidado com as Mudanças em seu Projeto

Publicado em 06/08/2007 por Luiz de Paiva

Uma das principais dificuldades que você pode encontrar em seu projeto é a mudança constante de seu escopo. Estas mudanças podem vir de qualquer stakeholder, mas tradicionalmente o cliente (interno ou externo) do produto é quem pede mais mudanças.

Em situações assim, é muito fácil para o Gerente de Projeto ficar reclamando e criticando a falta de definição por parte dos responsáveis. No entanto, o gerente está lá precisamente para administrar este tipo de situação. Reclamar das mudanças é o mesmo que dizer “não quero fazer meu trabalho”.

Uma forma do Gerente de Projeto mudar um pouco sua visão sobre os pedidos de mudanças é se colocando na posição do cliente. Nem sempre é fácil ter claridade de tudo o que se deseja no produto e no projeto. Muitas idéias e problemas surgem conforme as primeiras etapas avançam. Especialmente em projetos de longo prazo, o ambiente externo do projeto pode influenciar as necessidades.

O Gerente de Projeto deve encarar as mudanças como uma evolução de seu projeto. Quando as mudanças podem ser atendidas, o projeto passará a atender ainda melhor as necessidades do cliente. Isto é bom para todos, especialmente para o Gerente.

O importante é definir um sistema de gerenciamento de mudanças claro. Todo projeto deve possuir uma sistemática clara que defina como as mudanças serão solicitadas, quem deverá aprovar as mudanças e como elas serão comunicadas a toda a equipe (para a execução). É função primordial do Gerente de Projeto avaliar cuidadosamente o impacto de cada mudança nos diversos aspectos do projeto para que a tomada de decisão seja o mais objetiva possível.

Também é essencial que os processos para solicitar, autorizar e implantar mudanças sejam definidos no começo do projeto, antes das primeiras mudanças aparecerem. Desta forma haverá menos resistência dos stakeholders para seguir o procedimento. Se você cria o processo após as primeiras mudanças surgiram, os solicitantes (que normalmente não possuem conhecimento sobre metodologias de gerenciamento de projeto) poderão acreditar que você quer colocar a burocracia para dificultar a vida deles.

Os processos de mudança de escopo devem ser seguidos rigorosamente. É comum que o Gerente queira dar uma mão para o cliente, e deixe passar uma mudança pequena sem a devida avaliação e autorização. Mesmo que esta mudança não cause nenhum impacto importante ao projeto, será aberta uma brecha para que o cliente pressione cada vez mais pela implantação de alterações fora de escopo e sem o processo de gerenciamento de mudanças.

Lembre-se: normalmente o principal interesse do cliente não é o controle do projeto, e sim os benefícios do produto final. Ele pressionará para obter o máximo possível do projeto, independente da avaliação do impacto da mudança. Isto é completamente natural, e precisa ser entendido pelo Gerente.

Agora, tudo isto depende de um escopo inicial bem definido. Sem um escopo claro, é difícil avaliar se uma solicitação é uma mudança ou não. Esta situação é muito problemática para quem gerencia o projeto, e facilita as pressões dos stakeholders (cada um poderá interpretar o escopo como quiser).

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