22/12/2014

A Importância de Documentar Lições Aprendidas

Publicado em 09/09/2007 por em Lições Aprendidas



A teoria diz que documentar lições aprendidas é uma atividade importantíssima durante qualquer projeto. Qualquer gerente de projeto concordará com isto, mas nem sempre esta atividade é realmente executada com a seriedade necessária.

É fácil entender porque as lições aprendidas são muitas vezes deixadas de lado:

  • Pressões para cumprir prazos, que leva o gerente a se preocupar mais com as atividades diretamente relacionadas ao produto do projeto.
  • Mudança de foco ao terminar um projeto. As pessoas e organizações acabam mais concentradas no próximo projeto do que no fechamento correto do projeto anterior.
  • Falta de interesse da alta gestão neste tipo de documentos.
  • Problemas culturais na empresa que levam o gerente a acreditar que documentar lições aprendidas é uma perda de tempo, já que não terá verdadeira influência sobre os próximos projetos da organização.

Independente de todos estes fatores, o gerente de projeto deve entender que as lições aprendidas são uma ferramenta essencial para seu crescimento profissional e para a melhoria contínua da organização.

Trata-se muito mais do que um documento para cumprir a formalidade do projeto. São as informações que permitirão que os erros passados não se repitam e os acertos possam ser feitos novamente. Por isso é importante registrar tanto as boas quanto as más experiências do projeto. Estes registros ajudarão a moldar as atividades e controles dos projetos futuros.

A forma de fazer a documentação de lições aprendidas varia muito de uma organização para outra (ou de um projeto para outro). A maioria das empresas, mesmo as que adotaram o gerenciamento de projetos de uma forma ou outra, não possuem uma forma única de criar estes registros. Cabe ao gerente de projeto tomar a iniciativa para criar algo que seja:

  • Útil: se a informação não ajudará a empresa, equipe e gerente nos próximos projetos, provavelmente não vale a pena registrá-la.
  • Prático: a forma de registro deve ser simples, ou a burocracia tornará difícil o acompanhamento das lições aprendidas.
  • Compreensível: é importante que o gerente lembre que as informações para todos, e não deve cometer o erro de documentar as informações de uma forma que somente ele compreenderá.

Na maioria dos casos, devem-se evitar tabelas complexas que demandarão muito tempo para ser preenchidas. Eu recomendo os seguintes campos no registro de lições aprendidas: atividade, tipo (neste caso há que definir algumas categorias), situação, lição aprendida, ações preventivas e ações corretivas para o futuro.

Outra prática que recomendo aos gerentes de projeto é a criação de um arquivo pessoal de lições aprendidas. É importante lembrar que o documento “oficial” é de propriedade da empresa e deve ser aberto às equipes e outros gerentes. Portanto, algumas informações confidenciais do projeto ou que não devam estar em um documento oficial pode ir em um registro que outros não terão acesso. Não se trata aqui de tomar uma atitude antiética, e sim de preservar informações importantes para os stakeholders corretos.

A importância da documentação de lições aprendidas é um fato. Cabe ao gerente de projeto definir a melhor forma de criá-la e fazer bom uso das informações obtidas.



7 Respostas para “A Importância de Documentar Lições Aprendidas”

  1. Adriano Melgaço 17 February 2009 at 5:48 pm #

    Caro Luiz,

    Estamos a implementar, em nossa equpe de projetos, uma ferramenta de registro de lições aprendidas.

    Você possui alguma dica de solução (ferramentas online, modelo de planilhas), ou mesmo alternativas já utilizadas, conforme sua vivência, que eu poderia analisá-las, para tornar viável minha pesquisa.

    Adriano Melgaço

  2. Marcel Dable 1 October 2010 at 1:50 pm #

    Boa Tarde Luiz,

    Trabalho na area de engenharia de motores pesados e tenho a atividade de implementar um lessons learned ,por acaso voce teria alguns modelos de planilhas ou docs que possa ser enviado.
    Fico no aguardo
    Obrigado,

    Favor desconsiderar o email anterior

  3. Aleixo 8 February 2011 at 1:40 pm #

    Achei bastante interessante ter nocoes de licoes aprendidas, pois acho que e uma ferramenta bastante fundamental para o sucesso das actividades no departamento e organizacao que venho trabalhando,espero ler bastante sobre este GRANDE CONCEITO.
    Obrigado.

  4. Luiz Fontes 27 September 2012 at 11:57 am #

    Muito legal a matéria sobre lições aprendidas. Parabens.

  5. tatiane freitas de alencarta 27 February 2013 at 3:31 pm #

    tudo nessa vida acontece por acaso as coisas ruis vem q e pra a gente nos fortalecer a cada dia mais graças a isso podemos srgir em frente


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