A Procrastinação e os Atrasos nos Projetos
Publicado em 02/02/2008 por Luiz de Paiva em Atividades, Gerenciamento do Tempo
A procrastinação é um mal conhecido dos profissionais e das empresas. No entanto, você já parou para pensar no impacto real que ela tem sobre os projetos? Estive pensando em situações importantes de atraso em alguns projetos que participei nos últimos anos, e notei que grande parte deles poderia ter sido evitada ou mitigada se a tarefa tivesse começando no momento previsto.
Ao planejar a tarefa de um projeto, normalmente usamos a melhor estimativa possível, que não seja muito otimista nem pessimista. Muitos gerentes de projeto aplicam ainda uma pequena margem adicional, especialmente se os detalhes da atividade ainda não estão muito claros. A partir disso, as possibilidades de prazo real de conclusão variam entre um cenário otimista e um pessimista. Esta tarefa poderia ser representada desta forma:
Que efeito a procrastinação tem sobre uma tarefa? Muitas vezes, o início de uma atividade é adiado simplesmente por falta de vontade e disciplina de seguir o planejamento. Os responsáveis pelas tarefas (e os Gerentes de Projeto), criam auto-justificativas para que se sintam confortáveis com a decisão, como “se começarmos mais tarde vai dar tempo”.
O problema é que ao procrastinar e começar uma tarefa somente quando parece que não há mais tempo para adiá-la é que a nova previsão otimista passa a ser o que era antes a estimativa mais provável. Em outras palavras, o mínimo que será conseguido é a média das possibilidades anteriores. Qualquer outro fator externo que cause variações na execução da tarefa fará com que se consuma a margem de tempo ou até cause atrasos adicionais, como no imagem a seguir:
Mais grave ainda é quando a equipe não percebe (ou percebe, mas não quer admitir) que o atraso foi causado pela procrastinação, e jogam a culpa do atraso no fator externo. Esta situação não é rara, e quando se torna comum pode causar sérios problemas no andamento do projeto.O Gerente de Projeto deve monitorar constantemente a procrastinação em sua equipe. Sempre que uma tarefa não inicie no momento determinado, deve avaliar as reais causas (e não as desculpas superficiais) e corrigir atitudes. O próprio Gerente deve se policiar para não cair nas mesmas armadilhas de adiamento das atividades.
Corrigir a procrastinação na equipe não é tarefa fácil. Se já é complicado acertar sua própria atitude em relação às atividades, imagine então acertar a dos outros. Minha sugestão é uma combinação de fatores objetivos (como estatísticas sobre os atrasos) e subjetivos (dar o exemplo, motivar a equipe, demonstrar os benefícios do cumprimento dos prazos).
Caro Luiz,
Meu nome é Adriano Henrique Sisti, sou aluno do MBA em Gestão Industrial da Metrocamp/IBTA. Estou realizando uma pesquisa que fará parte fundamental em minha monografia para conclusão do curso anteriormente citado e gostaria de 5 minutos de sua atenção para colaborar respondendo a questão abaixo:
Em 2008 foi realizada uma pesquisa com 373 empresas brasileiras coletando informações sobre vários aspectos do gerenciamento de projetos nessas empresas. Essa pesquisa entitulada Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil apresenta o posicionamento de importantes segmentos empresariais brasileiros, servindo como importante ponto de referência para todos que tenham interesse em alcançar a excelência e o sucesso no Gerenciamento de Projetos.
Essa pesquisa demonstrou que o não cumprimento dos prazos é o maior problema encontrado nos projetos das empresas que responderam a pesquisa, com 62% de ocorrência. Diante dos resultados, responda a seguinte questão:
Questão: Quais são as principais causas do não cumprimento dos prazos nos projetos da sua organização?
Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2008,Project Management Institute – Chapters Brasileiros
Prezado Adriano,
Respondendo meio tarde a sua pergunta, o Luiz produziu um artigo atual (agosto / 2009) falando sobre cronogramas desafiadores:
http://ogerente.com/stakeholder/2009/08/07/objetivos-cronograma-projetos/#more-410
Só pra constar para aqueles que chegarem aqui por meio de pesquisas em sites de busca.
Abraço.
Olá Fernando,
Obrigado por ajudar ao Adriano. Este comentário de Fevereiro escapou de meu controle e nunca o respondi.
E fico mais feliz ainda porque você deu uma referência dentro do próprio blog.. rsrsrs
Forte abraço!