Reuniões de Projeto Eficientes
Publicado em 03/02/2009 por Luiz de Paiva em Comunicação, Recursos Humanos, Reuniões
Todo gerente de projetos já deve ter passado por esta situação: você entra para coordenar uma reunião de projeto, e durante a discussão das situações a serem resolvidas a situação sai do controle e se torna uma troca de acusações e atitudes defensivas entre os participantes. De repente, não se trata mais de buscar soluções, e sim de identificar culpados e inocentes. Se você ainda não viveu esta situação, saiba que é mais comum do que imagina, especialmente em empresas que não possuem uma forte cultura de transparência e responsabilidade.
O gerente que lidera a reunião de projeto deve conhecer este tipo de situação, saber identificar os sintomas de que a reunião caminha para o desastre e tomar ações corretivas para manter os objetivos da discussão. De outra forma, pode ter as seguintes consequências:
- falta de união da equipe
- desconfiança mútua
- perda de tempo
- perda de foco
- perda de produtividade
Existem várias atitudes e ações que o gerente de projetos pode tomar para eliminar ou ao menos mitigar ao máximo este tipo de situação. A seguir estão algumas dicas:
1. Evitar ansiedade quanto aos erros cometidos.
Se a reunião vai tratar soluções para erros cometidos, o gerente não deve comunicar que o objetivo será, por exemplo “resolver o atraso causado pela equipe de desenvolvimento X”. Seria muito melhor dizer “buscar soluções para manter o cronograma do deliverable Y dentro do prazo”.
A diferença é sutil, e pode até parecer frescura, mas a primeira opção cria uma ansiedade quanto à discussão que será gerada, estabelece um clima negativo na reunião e faz com que os participantes da reunião cheguem “armados”.
2. Preparar adequadamente a pauta.
Além de colocar o foco nas soluções, o gerente de projeto deve estruturar a pauta para que temas potencialmente explosivos não fiquem no começo da reunião. Caso ele não consiga controlar os ânimos, não só perderá o tempo dedicado a outros temas importantes, mas também terá que lidar durante o resto da reunião com forte negatividade.
3. Deixar a discussão sobre culpas e erros para conversas individuais.
Expor os erros de membros da equipe durante a reunião é totalmente improdutivo e gera imediatamente as consequências que descrevi anteriormente. Não que o erro deva ser esquecido, mas ele deve ser tratado de forma privada com a equipe ou o colaborador que o cometeu.
4. Barrar discussões que ameçam virar acusações.
A linha é muito tênue entre uma discussão produtiva e um início de briga. Uma palavra mal dita por um dos participantes pode desencadear reações defensivas e ofensivas. Cabe ao gerente de projeto que está coordenando a reunião ficar muito atento aos primeiros sinais de mudança de foco para interferir e redirecionar a conversa.
Também é importante, assim que for definido um plano de ação em um tema difícil, fechar o assunto e partir para próximo sem permitir divagações que podem levar a caminhos indesejados.
5. Documentar lições aprendidas sem dar nomes a culpados.
Se durante a reunião se está aproveitando para documentar lições aprendidas, elas nunca devem ficar associadas a um erro cometido por uma pessoa ou grupo. Novamente, trata-se de colocar o foco nas soluções para que os problemas não voltem a acontecer, e não em apontar quem é o indivíduo que falhou e que não deve participar em projetos futuros.
6. Se colocar como corresponsável pela falha.
O gerente de projeto deve assumir a responsabilidade pelos sucessos e fracassos de seu projeto. Se colocar na linha de fogo quando algo não está bem mostra profissionalismo e inspira respeito dos membros da equipe. Mesmo que a falha tenha sido individual e inevitável por parte do gerente, ele nunca deve se isentar e apontar culpados.
Sugestão de leitura adicional: Dicas para Resolver Problemas, no blog TenStep.
Artigos Relacionados
- Reuniões de Projeto
- Motivação de Equipes de Projeto
- Prevendo a Morte do Projeto
- O que Torna os Gerentes de Projeto Irritantes?
Realmente, ultimamente, em nossas reuniões de TCC, não conseguimos sair da etapa Zero… só brigamos apresentamos culpados… e não conseguimos focar em nosso TCC… eu estou muito estressada, não aguento mais ter que ficar tomando conta das pessoas, e chego já totalmente armada quando alguém chega falando, qualquer coisa que seja… não consigo ver o que pode estar nos ajudando… não sei se o problema no fundo sou eu … ou o resto do grupo… mais facil… ser eu do que o resto… 4 contra 1… 4 dizendo que é assado e 1 dizendo que é cozido… acho que algo está errado… vou tentar aplicar essas dicas em nossas reuniões…
Olá Raquel,
Espero que estas dicas realmente ajudem a melhorar suas reuniões do TCC.
Boa sorte!
parabéns,muito bom e construtivo este texto
Obrigado, Daniel