Apertem os Cintos, o Patrocinador Sumiu

Publicado em 24/08/2009 por Luiz de Paiva em Lições Aprendidas, Patrocinador, Stakeholders

O patrocinador é um elemento chave do projeto.  Dependendo da estrutura da empresa, ele é quem dá os objetivos ao projeto, dá a autoridade ao gerente de projeto, libera recursos para as atividades e garante apoio e estrutura para o bom andamento do projeto.

Quando o patrocinador deixa de exercer seu papel, no entanto, a situação pode ficar crítica.  A vida do gerente do projeto pode se tornar um verdadeiro inferno sem o apoio do patrocinador, e os riscos de fracasso do projeto aumentam exponencialmente.

O “desaparecimento” do patrocinador pode se dar por várias causas, mas destaco as seguintes:

Outras prioridades: o patrocinador pode simplesmente ter perdido interesse pelo projeto e ter começado a dar mais atenção a outros temas.   Com a mudança de situações macro e microeconômicas, além de fatores internos da empresa, ele pode ter visto mais valor em outras atividades.

Excesso de trabalho: mesmo que o projeto continue sendo considerado importante, a falta de tempo pode afastar o patrocinador do projeto mais do que ele gostaria.

Falta de recursos: toda empresa pode passar por isso – os recursos humanos ou financeiros chegam a seu limite e difíceis decisões devem ser tomadas.  Se seu projeto não tem alta prioridade, ele pode sofrer.

Situações políticas: é comum que um projeto traga benefícios para um grupo da empresa, mas cause problemas para outro (às vezes o problema é uma simples perda de poder).  O patrocinador pode sofrer pressões para redirecionar recursos ou até frear por completo um projeto.  Infelizmente, isto nem sempre é feito da forma mais correta (transparente) e o gerente de projeto fica a ver navios.

Agora, como lidar com este tipo de situação?  Se um projeto está fadado ao fracasso, o correto é matá-lo, e não esperar que morra sozinho (e não se esquecer de documentar bem as lições aprendidas).  No entanto, antes de tomar esta decisão, o gerente de projeto pode tomar algumas ações para tentar contornar a situação.  O que nunca se deve fazer é aguardar passivamente que o clima para o projeto mude por si só.

Ações para reverter a ausência do patrocinador:

1. Tentar identificar a causa

Este é o ponto de partida que afeta todas as ações seguintes, e deve ser sua prioridade.  Identifique fatos novos que podem ter causado a alteração de prioridades do patrocinador.  Se o sistema de comunicação do projeto está bem estruturado, esta tarefa pode ser facilitada.  Muitas vezes a solução mais simples é a mais eficaz:  uma conversa transparente e aberta com o patrocinador.

2. Traçar plano de recuperação

Conhecendo a causa, é momento de traçar um plano de recuperação do projeto.  O patrocinador pode simplesmente estar um pouco perdido e precisa de ajuda.  Se o problema é de recursos, um plano de redução e otimização pode tirá-lo deste dilema.  Caso se trate de situação política, você pode reforçar e redefinir objetivos, alterando um pouco o plano de projeto para que se adapte à nova realidade da empresa.

3. Recorrer à instância superior

No limite da situação, você pode recorrer a uma liderança da empresa que esteja acima de seu patrocinador para tentar um contorno da situação.  O cuidado deve ser apenas para que você não fique marcado negativamente.   Se coloque sempre em uma posição de estar buscando o melhor para a empresa, inclusive com apoio ao patrocinador atual.  Com os cuidados políticos adequados,

4. Procurar novo patrocinador

Uma alternativa final é que você encontre um novo patrocinador para o projeto.  O que foi desenvolvido ainda pode ser benéfico para a empresa, e talvez outro setor queira dar continuidade ao projeto, mesmo que adequando os objetivos a suas necessidades.  Aqui também entra o cuidado do componente político, mas tudo depende da forma que você trata esta mudança de patrocinador.

5. Cancelar o projeto

Como gerente de projeto, o último que você quer é ficar preso em um projeto sem recursos e sem apoio que não tem futuro na empresa.  Tome as ações necessárias para formalizar seu cancelamento e liberação dos poucos recursos que sobram (inclusive você!), para que possa novamente se dedicar a atividades que tragam benefícios reais para a empresa.  Não deixe de fazer uma avaliação adequada para identificar os fatos que levaram a esta situação e documentar as lições aprendidas.

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