Tudo Por Escrito ?!
Publicado em 10/11/2009 por Luiz de Paiva em Comunicação
Existe uma prática que é adotada radicalmente por uns, mas considerada um exagero desnecessário por outros: colocar TUDO por escrito em um projeto.
O tema é um pouco controverso. A partir de que momento o nível de registro de informações se torna excessivo? Ficar registrando tudo não reduz a produtividade do projeto? A burocracia não acaba virando burocratismo?
Minha opinião e prática é pecar pelo excesso: toda informação que tenha qualquer importância no projeto deve ser documentada adequadamente. Vou dar aqui algumas razões:
- Minha memória é limitada: como gerente de projeto, sou o responsável por garantir o bom fluxo das informações. Como sei que não consigo lembrar de tudo, prefiro documentar as informações a pensar “ah, eu não vou me esquecer disto”.
- A memória dos outros também é limitada: se não confio na minha capacidade de lembrar de tudo, como confiarei na dos outros? Desconfie especialmente daqueles que não anotam as informações importantes em reuniões, e daqueles que gostam de repetir “pode deixar, eu consigo me lembrar de tudo que foi decidido”.
- Informações claras são uma característica fundamental de um projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda a esclarecer atividades, decisões e objetivos. Identificar lacunas na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do projeto.
- Fácil referência futura: um projeto bem documentado também melhora o resultado de projetos futuros, permitindo uma melhor análise de lições aprendidas.
- Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar documentadas. Novamente, lacunas de compreensão podem fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de tempo e custo em sua recuperação.
- Não confio em todos a meu redor: infelizmente o gerente de projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas que desejam o fracasso do projeto, ou querem fugir do trabalho. Para estas pessoas, a falha no registro de informações é um prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada para expor a verdade.
- Distribuição: distribuir um e-mail ou um comunicado é muito mais prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar uma informação.
O segredo é achar a forma certa de fazer a documentação do projeto. Da mesma forma que as decisões mais importantes dos principais stakeholders não devem ficar apenas em uma nota de e-mail, uma informação do dia a dia que apenas interessa a uma ou duas pessoas não precisa se tornar um relatório em formato padronizado. Sempre gosto de repetir: vale o bom senso!
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Já dizia uma amigo meu: Gerenciar projeto não é difícil. Difícil mesmo é lidar com pessoas.
Nesse sentido, concordo que quanto mais registros / documentação um projeto tiver, melhor. E isso é de responsabilidade do Gerente do projeto. Não só por todos os motivos citados no artigo, mas também para ter um histórico de projetos, para se consultar, para melhorar métricas, para não inferir nos mesmo erros, enfim.
E concordo com o que diz o artigo: o segredo está em encontrar um meio de fazer esses registros sem cair na “burrocracia”. E aqui ‘organização’ pode ser a palavra chave.
Forte abraço.
Também concordo que quanto mais documento melhor se gerencia projetos. Principalmente quando se tem responsabilidades de outras pessoas e de outras áreas de uma empresa em um projeto.
Minha experiência em relacionamentos e envolvimento de outras pessoas nas atividades dos projetos comprova que é melhor pecar pelo excesso do que deixar as “coisas subentendidas”. Se algo der errado, a responsabilidade será sempre do gerente de projetos.
Abraço!
Oi Daniel,
Eu já ouvi uma parecida: “O projeto não parecia tão desafiador, pena que havia o envolvimento de seres humanos.”
Mas é isso mesmo… cabe ao gerente, e não aos demais participantes, dar a organização e estrutura adequado ao projeto e sua documentação.
Abraços!
Oi Alexandre,
Você falou uma coisa importante: nada, nunca, está “subentendido”.
Temos mesmo que pecar pelo excesso.
Abraços!