Melhorando Estimativas de Tempo
Publicado em 30/12/2009 por Luiz de Paiva em Gerenciamento do Tempo
No último artigo, falei sobre as principais causas que deterioram estimativas de tempo, e que geram enorme impacto nos resultados de um projeto. A seguir vou listar algumas idéias que o gerente de projeto pode adotar para melhorar as estimativas de tempo das atividades de seu projeto.
Perguntar Muito
O Gerente de Projeto deve ser um explorador de informações. Sua tarefa não é simplesmente pegar o primeiro número que atenda à sua planilha e se algo der errado dizer “ah, mas ele me passou esta estimativa”. Para melhorar as estimativas, ele não pode se conformar com as primeiras informações. Deve questionar, duvidar de premissas fracas, levantar hipóteses diferentes para explorar outros cenários, e extrair o melhor conhecimento da equipe do projeto.
Obter Opiniões de Terceiros
Por mais que você confie na equipe do projeto, coletar informações e opiniões de terceiros sempre ajuda a melhorar a qualidade do planejamento. Não se trata de menosprezar a equipe. Trata-se de buscar os melhores subsídios para as alternativas, e trazer visões externas que talvez não estejam sendo observadas pelos envolvidos no projeto.
Ver histórico
Grandes empresas projetizadas costumam ter um histórico de projetos e lições aprendidas bem documentadas. Este é um ativo extremamente valioso para a melhoria das estimativas de projetos futuros, e deve ser aproveitado ao máximo pelos gerentes. Mesmo que sua organização não tenha este tipo de estrutura, verifique se já foram feitos projetos similares, se há alguma documentação relacionada e quem conduziu o projeto.
Analisar Mais as Estimativas, Incluindo Riscos
Muitas vezes a estimativa de um membro da equipe para uma tarefa não está errada em seu momento inicial, mas ela acaba sendo completamente errada. O que falta nestes casos é maior análise do risco envolvido nas atividades, para que as estimativas de tempo sejam ajustadas. Integrar o planejamento de risco com o planejamento de tempo é obrigação do gerente de projeto.
Contratos com Penalidades
Ter fornecedores que são autênticos parceiros com forte interesse no sucesso do projeto é sempre o ideal, mas todos sabemos que esta realidade nem sempre é atingida. Na prática, muitos fornecedores acabam oferecendo prazos de entrega que não conseguirão cumprir, apenas para entrar no projeto. Uma forma de proteção contra esta atitude é adicionar ao contrato cláusulas penalizando atrasos.
Evitar Conflitos de Interesses
Monitorar conflitos de interesse não é tarefa fácil, mas com um pouco de experiência o gerente de projetos aprenderá a identificar objetivos de membros da equipe ou de fornecedores diferentes dos objetivos do projeto. Isto vai desde o fornecedor que quer colocar um orçamento maior para sua solução até aquele funcionário que prefere que o projeto se estique para que continue ganhando seu salário. As soluções são diversas, e podem incluir penalidades em contratos (como mencionado anteriormente), contratos de prêmio, bônus por sucesso à equipe, entre outras.
Formar Estatísticas
Se você não tem fonte confiáveis para as estimativas e sua equipe não consegue fornecer as informações com uma margem de erro aceitável, comece a construir estatísticas para as atividades de seu projeto. Se algumas se repetirem dentro do mesmo projeto, você terá uma base mais sólida para fases futuras. Mesmo que esta informação só vá ser usada em projetos futuros, você estará contribuindo para melhorar a cultura de projeto da empresa e otimizar iniciativas futuras.
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muitos alunos, iniciantes em projeto procuram informação ajuda a entender quando se tem exemplos.
Contratos com Penalidades fornece uma dica para atrasos dos fornecedores, mas existe alguma dica para quando o fornecedor entrega no prazo, mas um produto sem qualidade. Talvez seja infeliz na pergunta, mas é meu primeiro emprego como gerente de projeto.
Respondendo ao comentário acima:
Ana, existe sim algumas alternativas para se sair bem, quano o fornecedor entrega sem qualidade o produto:
- antes que isso ocorra, se for a primeira vez que compra do fornecedor, mencione ( e de fato faça..), que vocÊs possuem um rigoroso departamento de garantia da qualidade, que inspeciona os produtos antes de entrar no estoque e que quando está fora dos padrões nem aceitam o recebimento, fazendo a devolução e interropemndo o pagamento. Isso fará com que ele se comprometa mais.
- gere “contratos” com os requisitos de qualidade mínima que exige para os itens de seu fornecedor.
- tenha sempre mais de um fornecedor para o mesmo produto, acostume-se a comprar dos dois para estabelecer um bom relacionamento e se algo der errado com um, o outro fornecedor poderá suprí-la rapidamente, principalmente em produtos que dependem de importação.
- jamais aceite o produto sem qualidade, mesmo que isso afete o prazo do projeto, pois se o seu cliente perceber que seu produto foi entregue sem qualidade (mesmo que nao seja culpa sua), o resultado é que ficará “queimada” pra sempre e perderá credibilidade no mercado.
Obrigado pela ótima resposta, Kauê. Completíssima e ao ponto.