No artigo que escreve recentemente sobre os problemas do sumiço do patrocinador de um projeto, um leitor deixou uma dúvida sobre quem seria exatamente o patrocinador.

Buscando no blog, notei que realmente nunca fiz um post explicando melhor quem é o patrocinador de um projeto e quais suas funções e responsabilidades.

Na realidade, o patrocinador é provavelmente o stakeholder mais importante do projeto.  Ele é sempre um indivíduo, não uma empresa ou um departamento.  Costuma ser algum executivo da empresa ou do cliente, com autoridade para diversas ações.

Existem projetos com mais de um patrocinador.  Não é a situação mais comum, mas não é um problema desde que todos estejam alinhados em relação aos objetivos e às premissas básicas do projeto.  O cuidado que se deve ter é que o patrocinador sempre deve ser claramente apontado.

Entre as principais atividades e responsabilidades do patrocinador estão:

• Toma a iniciativa de começar um novo projeto.
• Assegura a disponibilidade de recursos para o projeto.
• Tem autoridade para liberar gastos.
• Aprovação dos objetivos e metas do projeto.
• Indica ou aprova a indicação do gerente de projeto.
• Tomador das decisões mais importantes do projeto.
• Costuma ser o principal afetado pelo resultado do projeto.
• Aprova deliverables.
• Aprova a conclusão de uma fase para início da seguinte.
• Ajuda a remover obstáculos do projeto, em especial os políticos.
• Ajuda o gerente de projetos em dificuldades que fujam de sua autoridade.
• Se envolve no planejamento a nível macro.
• Se envolve ativamente na fase de iniciação do projeto.
• Monitora o trabalho do gerente de projeto.
• Define premissas e políticas gerais.

Como podem ver, o papel do patrocinador é crucial no projeto, e pode fazer toda a diferença em seu sucesso ou fracasso.

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Quando o patrocinador deixa de exercer seu papel, no entanto, a situação pode ficar crítica.  A vida do gerente do projeto pode se tornar um verdadeiro inferno sem o apoio do patrocinador, e os riscos de fracasso do projeto aumentam exponencialmente.

O “desaparecimento” do patrocinador pode se dar por várias causas, mas destaco as seguintes:

Outras prioridades: o patrocinador pode simplesmente ter perdido interesse pelo projeto e ter começado a dar mais atenção a outros temas.   Com a mudança de situações macro e microeconômicas, além de fatores internos da empresa, ele pode ter visto mais valor em outras atividades.

Excesso de trabalho: mesmo que o projeto continue sendo considerado importante, a falta de tempo pode afastar o patrocinador do projeto mais do que ele gostaria.

Falta de recursos: toda empresa pode passar por isso – os recursos humanos ou financeiros chegam a seu limite e difíceis decisões devem ser tomadas.  Se seu projeto não tem alta prioridade, ele pode sofrer.

Situações políticas: é comum que um projeto traga benefícios para um grupo da empresa, mas cause problemas para outro (às vezes o problema é uma simples perda de poder).  O patrocinador pode sofrer pressões para redirecionar recursos ou até frear por completo um projeto.  Infelizmente, isto nem sempre é feito da forma mais correta (transparente) e o gerente de projeto fica a ver navios.

Agora, como lidar com este tipo de situação?  Se um projeto está fadado ao fracasso, o correto é matá-lo, e não esperar que morra sozinho (e não se esquecer de documentar bem as lições aprendidas).  No entanto, antes de tomar esta decisão, o gerente de projeto pode tomar algumas ações para tentar contornar a situação.  O que nunca se deve fazer é aguardar passivamente que o clima para o projeto mude por si só.

Ações para reverter a ausência do patrocinador:

1. Tentar identificar a causa

Este é o ponto de partida que afeta todas as ações seguintes, e deve ser sua prioridade.  Identifique fatos novos que podem ter causado a alteração de prioridades do patrocinador.  Se o sistema de comunicação do projeto está bem estruturado, esta tarefa pode ser facilitada.  Muitas vezes a solução mais simples é a mais eficaz:  uma conversa transparente e aberta com o patrocinador.

2. Traçar plano de recuperação

Conhecendo a causa, é momento de traçar um plano de recuperação do projeto.  O patrocinador pode simplesmente estar um pouco perdido e precisa de ajuda.  Se o problema é de recursos, um plano de redução e otimização pode tirá-lo deste dilema.  Caso se trate de situação política, você pode reforçar e redefinir objetivos, alterando um pouco o plano de projeto para que se adapte à nova realidade da empresa.

3. Recorrer à instância superior

No limite da situação, você pode recorrer a uma liderança da empresa que esteja acima de seu patrocinador para tentar um contorno da situação.  O cuidado deve ser apenas para que você não fique marcado negativamente.   Se coloque sempre em uma posição de estar buscando o melhor para a empresa, inclusive com apoio ao patrocinador atual.  Com os cuidados políticos adequados,

4. Procurar novo patrocinador

Uma alternativa final é que você encontre um novo patrocinador para o projeto.  O que foi desenvolvido ainda pode ser benéfico para a empresa, e talvez outro setor queira dar continuidade ao projeto, mesmo que adequando os objetivos a suas necessidades.  Aqui também entra o cuidado do componente político, mas tudo depende da forma que você trata esta mudança de patrocinador.

5. Cancelar o projeto

Como gerente de projeto, o último que você quer é ficar preso em um projeto sem recursos e sem apoio que não tem futuro na empresa.  Tome as ações necessárias para formalizar seu cancelamento e liberação dos poucos recursos que sobram (inclusive você!), para que possa novamente se dedicar a atividades que tragam benefícios reais para a empresa.  Não deixe de fazer uma avaliação adequada para identificar os fatos que levaram a esta situação e documentar as lições aprendidas.

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